همان جدول برنامه‌ی کنکور، این بار برای اپلای
یادت هست سال کنکور، یک جدول برنامه‌ی هفتگی به دیوار اتاقت چسبیده بود؟ هر خانه یک درس، هر ستون یک روز، و هر شب با ماژیک تیک می‌زدی. آن جدول معجزه نمی‌کرد، ولی هر روز صبح می‌دانستی دقیقاً چه کاری باید بکنی.
در درس قبل دیدی هر درخواست از هفت مرحله رد می‌شود و برای هر مورد چه چیزهایی باید ثبت شود. حالا وقتش است همین فکر را در یک جدول واقعی پیاده کنی. ابزار ما گوگل‌شیت است: رایگان است، چیزی نصب نمی‌خواهد و روی گوشی هم باز می‌شود.
اگر اکسل را ترجیح می‌دهی، کنار هر قدم معادلش را هم گفته‌ایم؛ فرمول‌ها تقریباً یکی‌اند. اگر حساب گوگل یا مایکروسافت هم نمی‌خواهی، LibreOffice Calc رایگان است و روی کامپیوتر خودت کار می‌کند. این درس را جلوی کامپیوتر بخوان و هم‌زمان بساز.
قبل از شروع: سه تصمیم کوچک
اول، عنوان ستون‌ها را انگلیسی بنویس. متن داخل خانه‌ها می‌تواند فارسی باشد، ولی وقتی عنوان‌ها انگلیسی‌اند، فرمول‌ها و آموزش‌ها راحت‌تر دنبال می‌شوند و جهت جدول به هم نمی‌ریزد.
دوم، تاریخ‌ها را میلادی و به شکل سال-ماه-روز وارد کن، مثل 2026-11-30. ددلاین دانشگاه‌ها و آگهی‌ها میلادی است، و جدول فقط وقتی می‌تواند با تاریخ حساب کند که آن را واقعاً تاریخ بشناسد.
سوم، دو تب جدا بساز: یکی برای دانشگاه‌ها، یکی برای شغل‌ها. ستون‌هایشان فرق دارد، ولی ما عمداً ستون ددلاین را در هر دو ستون E و وضعیت را ستون F گذاشته‌ایم تا یک فرمول برای هر دو کار کند.
ساختن ترکر، قدم به قدم
قدم ۱: ساختن فایل و تب‌ها
در مرورگر به آدرس sheets.google.com برو و با حساب گوگلت وارد شو. روی گزینه‌ی خالی (Blank spreadsheet، همان مربع با علامت +) کلیک کن.
بالا سمت چپ، روی Untitled spreadsheet کلیک کن و اسم فایل را بگذار، مثلاً Apply Tracker 2026. پایین صفحه روی اسم تب Sheet1 دو بار کلیک کن و اسمش را Universities بگذار. با دکمه‌ی + کنار آن، دو تب دیگر بساز به اسم Jobs و Dashboard.
اسم تب‌ها را دقیقاً همین‌طور و بدون فاصله بنویس؛ فرمول‌های داشبورد با همین اسم‌ها کار می‌کنند. در اکسل هم همین‌طور است.
قدم ۲: ستون‌های تب دانشگاه‌ها
در تب Universities، این عنوان‌ها را در سطر ۱ بنویس، از ستون A به بعد:
| ستون | عنوان | چه بنویسی |
|---|---|---|
| A | University | اسم دانشگاه |
| B | Program | اسم دقیق برنامه و مقطع |
| C | Country | کشور و شهر |
| D | Link | لینک صفحه‌ی برنامه |
| E | Deadline | ددلاین، به شکل تاریخ |
| F | Status | وضعیت، از منوی کشویی (قدم ۴) |
| G | Fee | هزینه‌ی اپلای و امکان معافیت |
| H | Tests | آزمون‌ها و حداقل نمره |
| I | Recommenders | مثلاً «۲ از ۳ ثبت شده» |
| J | Funding | نوع فاند و ددلاینش اگر جداست |
| K | Contact | استاد یا مسئول برنامه و تاریخ آخرین ایمیل |
| L | Portal | فقط راهنمای ورود، هرگز رمز |
| M | Docs sent | اسم فایل‌هایی که فرستادی |
| N | Applied | تاریخ ارسال |
| O | Next action | کار بعدی، با یک فعل مشخص |
| P | Next date | تاریخ کار بعدی |
| Q | Notes | هر چیز دیگر |
قدم ۳: ستون‌های تب شغل‌ها
در تب Jobs، این عنوان‌ها را در سطر ۱ بنویس. دوباره ددلاین در E و وضعیت در F است.
| ستون | عنوان | چه بنویسی |
|---|---|---|
| A | Company | اسم شرکت |
| B | Role | عنوان شغل |
| C | Location | شهر یا دورکاری |
| D | Link | لینک آگهی |
| E | Deadline | مهلت آگهی اگر گفته شده |
| F | Status | وضعیت، از منوی کشویی |
| G | Source | از کجا پیدایش کردی |
| H | Applied | تاریخ ارسال |
| I | Days | روزهای گذشته از ارسال؛ فرمول (قدم ۷) |
| J | Contact | مسئول استخدام یا معرف |
| K | CV version | اسم دقیق فایل رزومه |
| L | Next action | کار بعدی |
| M | Next date | تاریخ کار بعدی |
| N | Salary / Notes | حقوق اعلام‌شده و یادداشت‌ها |
حالا سطر ۱ را در هر دو تب ثابت کن تا موقع پایین رفتن همیشه دیده شود: از منوی View گزینه‌ی Freeze و بعد 1 row را بزن. سطر ۱ را هم پررنگ (Bold) کن. در اکسل: View و بعد Freeze Panes و Freeze Top Row.
یک کار دیگر: ستون‌های تاریخ (E، ستون Applied و ستون Next date) را انتخاب کن و از Format گزینه‌ی Number و بعد Date را بزن. اگر بعد از وارد کردن تاریخ، روی خانه دو بار کلیک کردی و تقویم کوچکی باز شد، یعنی گوگل‌شیت آن را تاریخ شناخته است.
قدم ۴: منوی کشویی برای وضعیت
وضعیت باید همیشه از یک فهرست ثابت انتخاب شود؛ وگرنه رنگ‌ها و شمارش‌ها خراب می‌شوند.
در تب Universities، خانه‌های F2 تا F1000 را انتخاب کن (روی F2 کلیک کن، بعد در کادر اسم خانه بالا سمت چپ بنویس F2:F1000 و Enter بزن). بعد از منوی Insert گزینه‌ی Dropdown را بزن. راه دیگر: Data، بعد Data validation و Add rule.
در پنل سمت راست، این هشت گزینه را یکی‌یکی وارد کن (با Add another item):
Found
Researching
Preparing
Submitted
Interview
Offer
Rejected
Withdrawnاین‌ها همان مرحله‌های درس قبل‌اند. «پیگیری» را عمداً وضعیت نکرده‌ایم؛ پیگیری با ستون‌های کار بعدی و تاریخش انجام می‌شود. برای دانشگاه، Offer یعنی پذیرش. روی Done بزن و همین کار را برای F2:F1000 در تب Jobs هم تکرار کن.
در اکسل: خانه‌ها را انتخاب کن، Data و بعد Data Validation، در قسمت Allow گزینه‌ی List را بزن و در Source گزینه‌ها را با ویرگول انگلیسی جدا کن.
قدم ۵: رنگ کردن سطرها بر اساس وضعیت
حالا می‌خواهیم هر سطر، بسته به وضعیتش، خودبه‌خود رنگ بگیرد. این کار اسمش قالب‌بندی شرطی (conditional formatting) است.
در تب Universities محدوده‌ی A2:Q1000 را انتخاب کن. از منوی Format گزینه‌ی Conditional formatting را بزن. در پنل سمت راست، زیر Format cells if، آخرین گزینه یعنی Custom formula is را انتخاب کن و این فرمول را بنویس، بعد یک رنگ زمینه‌ی سبز ملایم انتخاب کن:
=$F2="Offer"روی Done بزن، بعد Add another rule و قانون‌های بعدی را با رنگ‌های دیگر اضافه کن:
=$F2="Interview"
=$F2="Submitted"
=OR($F2="Rejected",$F2="Withdrawn")هر خط بالا یک قانون جداست، نه یک فرمول چندخطی. پیشنهاد ما: زرد برای مصاحبه، آبی ملایم برای ارسال‌شده، خاکستری برای ردشده و انصراف.
چرا علامت $ قبل از F آمده؟ چون می‌خواهیم همه‌ی خانه‌های یک سطر، از A تا Q، به ستون F همان سطر نگاه کنند. عدد ۲ هم بدون $ است تا برای سطر ۳ خودبه‌خود F3 شود، و همین‌طور تا آخر. فرمول همیشه بر اساس اولین سطر محدوده نوشته می‌شود.
همین چهار قانون را برای A2:N1000 در تب Jobs هم بساز. در اکسل: Home، بعد Conditional Formatting، بعد New Rule و گزینه‌ی Use a formula to determine which cells to format. فرمول‌ها همین‌اند.
قدم ۶: هشدار ددلاین‌های نزدیک
این مفیدترین قانون ترکر است. این بار فقط ستون ددلاین را رنگ می‌کنیم تا با رنگ سطرها قاطی نشود. محدوده‌ی E2:E1000 را انتخاب کن، یک قانون تازه با Custom formula is بساز و رنگ قرمز یا نارنجی پررنگ بده:
=AND($E2<>"",$E2-TODAY()<=14,$E2>=TODAY())این فرمول سه شرط را با هم می‌خواهد: خانه‌ی ددلاین خالی نباشد، تا ددلاین ۱۴ روز یا کمتر مانده باشد، و ددلاین هنوز نگذشته باشد. TODAY() هر روز خودش تاریخ امروز را می‌گذارد، پس رنگ‌ها هر روز خودبه‌خود به‌روز می‌شوند.
یک ایراد کوچک دارد: موردی که فرستاده‌ای هم قرمز می‌شود. اگر می‌خواهی فقط موردهایی هشدار بگیرند که هنوز نفرستاده‌ای، این نسخه را به کار ببر:
=AND($E2<>"",$E2>=TODAY(),$E2-TODAY()<=14,OR($F2="Found",$F2="Researching",$F2="Preparing"))و برای ددلاین‌هایی که گذشته‌اند ولی هنوز نفرستاده‌ای، یک قانون دیگر با رنگ تیره‌تر:
=AND($E2<>"",$E2<TODAY(),OR($F2="Found",$F2="Researching",$F2="Preparing"))اگر ستون تاریخ کار بعدی هم می‌خواهد یادت بیندازد، روی P2:P1000 در تب دانشگاه‌ها (یا M2:M1000 در تب شغل‌ها، با عوض کردن P به M) این قانون را بگذار تا کارهای امروز و عقب‌افتاده رنگ بگیرند:
=AND($P2<>"",$P2<=TODAY())این فرمول‌ها برای همین چیدمان ستون‌ها نوشته شده‌اند؛ اگر ستون‌ها را جابه‌جا کردی، حرف ستون‌ها را هم در فرمول عوض کن. اگر در فایل تو کار نکرد، اول مطمئن شو تاریخ‌ها واقعاً تاریخ‌اند، نه متن. دوم، اگر زبان و منطقه‌ی فایلت (در File و بعد Settings) کشوری است که به جای ویرگول از نقطه‌ویرگول استفاده می‌کند، ویرگول‌های فرمول را با ; عوض کن.
قدم ۷: چند روز از ارسال گذشته؟
در تب Jobs، خانه‌ی I2 را انتخاب کن و این را بنویس:
=IF(H2="","",TODAY()-H2)یعنی اگر تاریخ ارسال خالی است، چیزی نشان نده؛ وگرنه فاصله‌ی امروز تا تاریخ ارسال را به روز بنویس. حالا روی خانه کلیک کن، مربع کوچک آبی گوشه‌ی پایینش را بگیر و تا پایین جدول بکش. اگر به جای عدد یک تاریخ عجیب دیدی، ستون را انتخاب کن و از Format، Number و بعد Number را بزن.
بعد می‌توانی یک قانون رنگ هم بگذاری که موردهای ارسال‌شده‌ی بی‌جواب بعد از دو هفته را علامت بزند. روی A2:N1000 و قبل از قانون‌های رنگ وضعیت (با کشیدن قانون به بالای فهرست):
=AND($F2="Submitted",$H2<>"",TODAY()-$H2>=14)ترتیب قانون‌ها مهم است: وقتی دو قانون یک خانه را رنگ می‌کنند، قانونی که بالاتر است برنده می‌شود. عدد ۱۴ هم قانون نیست؛ همان عرف تقریبی درس قبل است و می‌توانی عوضش کنی.
قدم ۸: نماهای فیلتر
وقتی چهل مورد داری، گاهی فقط موردهای فعال را می‌خواهی ببینی. از منوی Data گزینه‌ی Create filter view را بزن. روی آیکون فیلتر کنار عنوان Status کلیک کن و تیک Rejected و Withdrawn را بردار. بعد بالا سمت راست Save View و سپس Save را بزن و اسم نما را Active بگذار.
فرق نمای فیلتر با فیلتر معمولی این است که فقط نمای تو را عوض می‌کند و ذخیره می‌ماند. بعداً از Data و بعد Change view دوباره بازش کن. در اکسل، فیلتر معمولی (Data و بعد Filter) همین کار را می‌کند.
قدم ۹: یک داشبورد کوچک
به تب Dashboard برو. در A1 بنویس Status، در B1 بنویس Universities و در C1 بنویس Jobs. از A2 تا A9 همان هشت وضعیت را به همان ترتیب و با همان املا بنویس. بعد در B2 و C2:
=COUNTIF(Universities!$F:$F,$A2)
=COUNTIF(Jobs!$F:$F,$A2)خط اول در B2 و خط دوم در C2. این دو خانه را با هم انتخاب کن و تا سطر ۹ پایین بکش. حالا جلوی هر وضعیت، تعدادش در هر تب نوشته می‌شود. COUNTIF یعنی «بشمار چند خانه با این مقدار برابرند».
سه عدد دیگر هم به‌دردت می‌خورد. در A11 تا A13 برچسبشان را بنویس و فرمول‌ها را جلویشان در ستون B بگذار: کل دانشگاه‌ها، ددلاین‌های ۱۴ روز آینده، و آگهی‌های ارسال‌شده‌ای که دو هفته بی‌جواب مانده‌اند:
=COUNTA(Universities!A2:A1000)
=COUNTIFS(Universities!$E:$E,">="&TODAY(),Universities!$E:$E,"<="&TODAY()+14)
=COUNTIFS(Jobs!$F:$F,"Submitted",Jobs!$H:$H,"<="&TODAY()-14)اگر بخواهی، یک نمودار ستونی هم از جدول وضعیت‌ها بساز: A1:C9 را انتخاب کن و از Insert گزینه‌ی Chart را بزن. در اکسل همه‌ی این فرمول‌ها همین‌طور کار می‌کنند.
نگه‌داری: امنیت، گوشی، بایگانی
قدم ۱۰: خصوصی نگه داشتن
بالا سمت راست، روی دکمه‌ی Share بزن. زیر General access باید Restricted نوشته شده باشد؛ یعنی فقط کسانی که اسمشان را اضافه کنی می‌توانند فایل را باز کنند. گزینه‌ی Anyone with the link را برای این فایل انتخاب نکن.
اگر می‌خواهی یک دوست یا منتور جدولت را ببیند، ایمیلش را اضافه کن و نقشش را Viewer بگذار، نه Editor. راه امن‌تر: از File و بعد Download یک نسخه بگیر، ستون‌های حساس را پاک کن و همان را بفرست. و مثل درس قبل: هیچ رمزی در جدول نباشد.
قدم ۱۱: استفاده روی گوشی
اپلیکیشن Google Sheets را روی گوشی نصب کن و با همان حساب وارد شو. فایل همان است و تغییرها دو طرفه همگام می‌شوند. روی گوشی کارهای کوچک را انجام بده، مثل عوض کردن وضعیت یا نوشتن تاریخ ارسال. ساختن ستون و قانون رنگ را برای کامپیوتر بگذار.
قدم ۱۲: بایگانی ماهانه
یک تب دیگر به اسم Archive بساز و سطر ۱ تب‌های اصلی را در آن کپی کن. اول هر ماه، سطرهای ردشده، انصرافی و موردهایی که کارشان تمام شده را انتخاب کن، با Cut بردار و در بایگانی Paste کن. بعد سطرهای خالی‌شده را حذف کن.
این‌طوری تب‌های اصلی خوانا می‌مانند و چیزی گم نمی‌شود. بعد از File و Download یک نسخه‌ی .xlsx بگیر و در پوشه‌ی بایگانی بگذار؛ این پشتیبان ماهانه‌ی توست.
یک ترکر پر، با چند سطر نمونه
فرض کن امروز 2026-10-27 است و این سطرها را وارد کرده‌ای:
| University | Program | Deadline | Status | Next action |
|---|---|---|---|---|
| Northfield University | MSc Robotics | 2026-11-05 | Preparing | یادآوری توصیه‌نامه به استاد دوم |
| Lakeside Tech | PhD Electrical Eng. | 2026-12-15 | Researching | ایمیل به استاد درباره‌ی فاند |
| Rivera Institute | MSc Data Science | 2026-10-20 | Submitted | چک کردن کامل بودن مدارک در پورتال |
| Company | Role | Status | Applied | Days |
|---|---|---|---|---|
| Acme Analytics | Data Analyst | Submitted | 2026-10-06 | 21 |
| Globex | Junior Software Engineer | Interview | 2026-10-15 | 12 |
| Initech | ML Engineer | Preparing | - | - |
همه‌ی دانشگاه‌ها، شرکت‌ها و تاریخ‌ها ساختگی‌اند و فقط برای نشان دادن رفتار فرمول‌ها انتخاب شده‌اند.
حالا ببین ترکر چه می‌گوید. ددلاین Northfield نه روز دیگر است و وضعیتش هنوز Preparing است، پس خانه‌ی ددلاینش قرمز می‌شود. Lakeside هنوز ۴۹ روز وقت دارد و رنگی نمی‌گیرد. ددلاین Rivera گذشته، ولی چون فرستاده شده، قانون «ددلاین گذشته» فعال نمی‌شود و سطرش فقط آبی است.
در تب شغل‌ها، Acme بیست‌ویک روز است بی‌جواب مانده و قانون پیگیری علامتش می‌زند. Globex زرد است چون در مرحله‌ی مصاحبه است. داشبورد هم این را نشان می‌دهد: در دانشگاه‌ها یکی Researching، یکی Preparing، یکی Submitted؛ و یک آگهی که منتظر پیگیری است.
اگر جدول دوست نداری: چند جایگزین
اگر ذهنت تصویری‌تر کار می‌کند، این ابزارها هم معروف‌اند:
- Trello: بردی با ستون‌هایی که هر کدام یک مرحله‌اند و کارت‌هایی که هر کدام یک دانشگاه یا آگهی. کارت را از ستونی به ستون دیگر می‌کشی.
- Notion: پایگاه داده‌ای که هم جدولی دیده می‌شود هم به شکل برد، با جا برای یادداشت‌های مفصل.
- Airtable: چیزی بین جدول و پایگاه داده، با نماهای مختلف از یک داده.
هر سه سرویس آنلاین‌اند و حساب کاربری می‌خواهند. بعضی از این سرویس‌ها برای همه‌ی کشورها در دسترس نیستند؛ فقط طبق قوانین و شرایط خود سرویس استفاده کن. اگر نمی‌خواهی یا نمی‌توانی از سرویس آنلاین استفاده کنی، همین ترکر را در اکسل یا LibreOffice Calc روی کامپیوتر خودت بساز.
ببینش ویدیو
در این ویدیو از کانال Grow with Google، ساختن یک ترکر جاب‌سرچ در گوگل‌شیت را می‌بینی. ستون‌هایش را با ستون‌های این درس مقایسه کن و هر چه به کارت می‌آید اضافه کن.
نگاه یک اپلای‌کننده‌ی باتجربه
- ستون کم، ولی همیشه پر. اگر ستونی را دو هفته است پر نکرده‌ای، پنهانش کن. ترکری که پر کردنش دو دقیقه طول بکشد، زنده می‌ماند.
- متن آگهی را کپی کن. آگهی‌ها حذف می‌شوند. متن کامل را در یک فایل در پوشه‌ی همان آگهی ذخیره کن، و اگر خواستی در ستون یادداشت آدرس آن فایل را بگذار.
- یک سطر نمونه‌ی ثابت داشته باش. سطر ۲ را با یک مورد ساختگی پر کن و هر وقت قانون تازه‌ای ساختی، روی آن امتحانش کن. بعداً پاکش کن یا به بایگانی ببر.
اشتباه‌های رایج
- تاریخ به شکل متن: مثلاً «۱۵ آبان» یا «Nov 15ish». جدول نمی‌تواند با این‌ها حساب کند و هیچ هشداری کار نمی‌کند.
- فراموش کردن علامت
$: بدون آن، فقط یک خانه رنگ می‌گیرد، نه کل سطر، یا رنگ‌ها یک ستون جابه‌جا می‌شوند. - وضعیت‌های تایپی: بدون منوی کشویی،
Submitedبا یک غلط املایی از همه‌ی شمارش‌ها جا می‌ماند. - اشتراک با لینک عمومی: هر کسی که لینک به دستش برسد، همه‌ی اطلاعات شخصی‌ات را می‌بیند.
- پاک کردن به جای بایگانی: سطرهای ردشده را پاک نکن؛ به تب بایگانی ببر.
چیزهایی که باید یادت بماند
- دو تب جدا برای دانشگاه‌ها و شغل‌ها، با ددلاین در ستون E و وضعیت در ستون F.
- سطر عنوان را ثابت کن، وضعیت را فقط از منوی کشویی انتخاب کن و تاریخ‌ها را واقعاً تاریخ وارد کن.
- قالب‌بندی شرطی با فرمول، سطرها را بر اساس وضعیت و ددلاین‌های نزدیک را خودکار رنگ می‌کند.
TODAY()وCOUNTIFبرای شمارش روزها و ساختن داشبورد کافی‌اند.- فایل را خصوصی نگه دار، ماهانه بایگانی کن و یک نسخه‌ی پشتیبان بگیر.
این مبحث کجای نقشه است؟
در درس قبل، «چرا به یک سیستم برای اپلای نیاز داری؟»، فکر سیستم را ساختی. در این درس همان فکر را بدون نصب هیچ برنامه‌ای در یک جدول پیاده کردی. برای خیلی‌ها همین کافی است. درس بعد، «ابزارهای آماده: سرویس آنلاین یا نصب روی سیستم خودت؟»، نشان می‌دهد جدول را کی با یک ابزار آماده عوض کنی یا کنارش بگذاری.
تمرین
این تمرین‌ها عملی‌اند. اول انجام بده، بعد جواب را باز کن.
تمرین ۱. ترکر خودت را با دو تب بساز و دست‌کم پنج دانشگاه یا آگهی واقعی را واردش کن. منوی کشویی وضعیت و قانون‌های رنگ قدم ۵ را هم اضافه کن.
چطور بفهمم درست انجام دادم؟
وضعیت یکی از سطرها را از منوی کشویی به Interview تغییر بده. اگر کل سطر، نه فقط یک خانه، رنگ گرفت، قانون درست است. اگر فقط یک خانه رنگ گرفت، احتمالاً $ قبل از F را فراموش کرده‌ای یا محدوده را فقط یک ستون گرفته‌ای. اگر هیچ چیز عوض نشد، املای وضعیت در فرمول و در منو را مقایسه کن.
تمرین ۲. قانون هشدار ددلاین را بساز. بعد برای امتحان، ددلاین یکی از سطرها را تاریخی ده روز بعد از امروز بگذار، و یکی دیگر را بیست روز بعد.
چطور بفهمم درست انجام دادم؟
ددلاین ده روز بعد باید رنگ بگیرد و بیست روز بعد نه. اگر هیچ‌کدام رنگ نگرفتند، روی خانه دو بار کلیک کن؛ اگر تقویم باز نشد، تاریخ به شکل متن ذخیره شده و باید ستون را با Format، Number، Date درست کنی و تاریخ را دوباره به شکل 2026-11-06 بنویسی. فراموش نکن ددلاین‌های واقعی را بعد از امتحان برگردانی.
تمرین ۳. تب Dashboard را بساز. بعد یکی از سطرهای تب دانشگاه‌ها را از Preparing به Submitted تغییر بده و به داشبورد برگرد.
چطور بفهمم درست انجام دادم؟
عدد جلوی Preparing باید یکی کم و عدد جلوی Submitted یکی زیاد شده باشد. اگر خطای #REF! دیدی، اسم تب در فرمول با اسم واقعی تب فرق دارد؛ مثلاً یک فاصله‌ی اضافه دارد. اگر همه‌ی عددها صفرند، املای وضعیت‌های ستون A را با گزینه‌های منوی کشویی مقایسه کن.