اگر استاد جواب ایمیل نداد، حدود یک هفته تا ده روز کاری صبر کنید، یک یادآوری کوتاه در همان رشته‌ی ایمیل بفرستید و حداکثر یک بار دیگر پیگیری کنید؛ بعد سراغ استاد بعدی بروید.
این مقاله ادامه‌ی راهنمای پیدا کردن استاد و نوشتن ایمیل اول است و سراغ بعد از ارسال می‌رود: بی‌جوابی، جواب منفی، جواب مثبت ولی مبهم و دعوت به تماس آنلاین. برای هر حالت یک قالب ایمیل انگلیسی کوتاه هم آورده‌ایم.
اول ببینید اصلاً ایمیل در این برنامه چقدر مهم است
قبل از اینکه برای سکوت یک استاد غصه بخورید، ببینید برنامه‌ای که می‌خواهید کمیته‌محور است یا استادمحور. معنی سکوت در این دو مدل کاملاً فرق می‌کند. ما به اشتباه گرفتن این دو می‌گوییم «قیف وارونه»: هفته‌ها منتظر جواب استاد ماندن در برنامه‌ای کمیته‌محور، یا بی‌استاد اپلای کردن در برنامه‌ای استادمحور.
برنامه‌های کمیته‌محور: ایمیل کمک است، نه شرط
در این مدل، پرونده‌ی کامل را کمیته یا گروهی از اساتید بررسی می‌کند. دو نمونه از صفحه‌های رسمی:
- دانشکده‌ی علوم کامپیوتر دانشگاه تورنتو در کانادا در پرسش‌های رایجش می‌گوید لازم نیست پیش از اپلای استاد راهنما پیدا کنید، چون اساتید بر اساس پرونده‌ی کامل و انگیزه‌نامه پذیرش را پیشنهاد می‌دهند. در فرم اپلای می‌توانید تا ۸ استاد را انتخاب کنید و توصیه شده نامشان را در انگیزه‌نامه هم بیاورید.
- دانشکده‌ی علوم کامپیوتر دانشگاه تگزاس در آستین می‌نویسد متقاضی موظف نیست خارج از فرم اپلای با استادها تماس بگیرد، خیلی از استادها نمی‌توانند به ایمیل متقاضیان جواب بدهند و بعضی حتی خواسته‌اند مستقیم با آن‌ها تماس گرفته نشود.
یک نکته درباره‌ی آمریکا، که بسیاری از برنامه‌های دکتری‌اش کمیته‌محورند: از ۱ ژانویه‌ی ۲۰۲۶ (۱۱ دی ۱۴۰۴) و بر اساس اعلامیه‌ی ریاست‌جمهوری شماره‌ی ۱۰۹۹۸، ورود اتباع ایران به آمریکا، از جمله با ویزای دانشجویی F و J، متوقف است. نکته‌های این مقاله درباره‌ی آمریکا فقط به کار دوتابعیتی‌هایی می‌آید که با گذرنامه‌ی کشوری غیرمشمول اقدام می‌کنند، یا برای وقتی که این قانون تغییر کند.
نتیجه‌ی عملی: در برنامه‌ی کمیته‌محور، سکوت استاد تقریباً هیچ معنایی ندارد. اپلای کنید، نام اساتید هم‌حوزه را در فرم و انگیزه‌نامه بیاورید و منتظر جواب ایمیل نمانید.
برنامه‌های استادمحور: بدون استاد، پرونده جلو نمی‌رود
- کانادا یکدست نیست. دانشگاه آلبرتا می‌گوید در برنامه‌های تزمحور، بعضی برنامه‌ها انتظار دارند پیش از اپلای استاد را قطعی کرده باشید و بعضی اجازه می‌دهند بعد از اپلای با استاد ارتباط بگیرید. دانشگاه دالهوزی هم می‌گوید بعضی دانشکده‌ها بعد از پذیرش استاد را تعیین می‌کنند و برنامه‌های درس‌محور اصلاً استاد نمی‌خواهند.
- در بعضی برنامه‌ها پیشنهاد رسمی فقط وقتی صادر می‌شود که استادی آمادگی سرپرستی و تأمین مالی شما را اعلام کند؛ دپارتمان داروشناسی دانشگاه تورنتو برای متقاضیان بین‌المللی تزمحور دقیقاً همین را نوشته است.
- در استرالیا، صفحه‌ی پذیرش دکتری و ارشد پژوهشی دانشگاه UNSW می‌گوید بیشتر دانشکده‌ها از متقاضی می‌خواهند پیش از اپلای با استاد احتمالی تماس بگیرد، چند دانشکده فرم اعلام علاقه (Expression of Interest) می‌خواهند و بعد از پیدا شدن استاد، یک مصاحبه‌ی پیش از پذیرش برگزار می‌شود.
- در سوئیس، ETH زوریخ صریحاً می‌گوید برای دکتری باید یک استاد این دانشگاه حاضر به راهنمایی پایان‌نامه‌ی شما باشد؛ بخشی از پوزیشن‌ها هم آگهی می‌شوند.
- در هلند، دکتری می‌تواند یک شغل باشد. دانشگاه اوترخت توضیح می‌دهد که دانشجوی دکتری می‌تواند کارمند دانشگاه باشد و قرارداد کار جمعی دانشگاه‌های هلند شامل حالش می‌شود؛ برای این نوع دکتری، برای یکی از آگهی‌های باز اپلای می‌کنید یا از Graduate School درباره‌ی فرصت‌های دیگر می‌پرسید.
در این مدل، سکوت استاد یعنی باید سریع‌تر سراغ گزینه‌ی بعدی بروید. و اگر پوزیشن آگهی شده، دستور آگهی را دنبال کنید، نه زنجیره‌ی ایمیل‌های پیگیری را.
یک راه سریع برای فهمیدن مدل هر برنامه: در صفحه‌ی پذیرش آن دنبال عبارت‌هایی مثل supervisor، contact faculty و expression of interest بگردید. اگر چیزی پیدا نکردید، یک ایمیل کوتاه به دفتر تحصیلات تکمیلی دپارتمان بزنید و بپرسید.
سناریوی ۱: استاد اصلاً جواب نداد
چرا جواب نمی‌دهند؟
بیشتر وقت‌ها دلیلش شما نیستید. صندوق ایمیل استادهای فعال پر از درخواست مشابه است؛ ممکن است استاد در سفر یا فرصت مطالعاتی باشد، امسال دانشجو نگیرد، یا ایمیلتان به‌خاطر پیوست سنگین در اسپم افتاده باشد. سؤال پرتکرار جلسه‌های پشتیبانی ما هم این است: «ردیاب ایمیل نشان می‌دهد استاد چند بار ایمیلم را باز کرده ولی جواب نداده.» باز شدن یعنی دیده شده، نه اینکه تصمیمی گرفته شده؛ گاهی اسکنر امنیتی دانشگاه هم ایمیل را «باز» نشان می‌دهد. هیچ‌وقت در ایمیل به این موضوع اشاره نکنید.
زمان‌بندی پیگیری
- روز ارسال: تاریخ را در اکسل ثبت کنید. اگر هنوز فایل پیگیری ندارید، از اکسل پیگیری دانشگاه‌ها و اساتید شروع کنید.
- حدود ۷ تا ۱۰ روز کاری بعد: یادآوری اول را در همان رشته‌ی ایمیل (Reply) بفرستید تا متن قبلی زیرش بماند. کوتاه باشد و اگر خبر تازه‌ای دارید، مثل مقاله‌ی پذیرفته‌شده یا نمره‌ی زبان، در یک خط اضافه کنید.
- حدود دو هفته بعد از یادآوری اول: یادآوری دوم و آخر، باز هم کوتاه‌تر.
- بعد از آن: در اکسل ردیف را «بسته» علامت بزنید و سراغ استاد بعدی همان دپارتمان بروید.
بیشتر از دو یادآوری نفرستید. پافشاری بیشتر معمولاً به ضرر شماست.
قبل از یادآوری این‌ها را چک کنید
- آیا آدرس ایمیل درست است؟ استادها گاهی دانشگاه عوض می‌کنند و صفحه‌ی قدیمی‌شان باقی می‌ماند.
- آیا پاسخ خودکار «خارج از دفتر» گرفته‌اید؟ اگر تاریخ برگشتش را نوشته، یادآوری را بعد از آن بفرستید.
- آیا صفحه‌ی استاد نوشته «برای پذیرش ایمیل نزنید»؟ اگر بله، پیگیری نکنید و طبق همان دستور جلو بروید.
اگر ددلاین نزدیک است
در برنامه‌ی کمیته‌محور، منتظر نمانید. اپلای کنید و نام استاد را در انگیزه‌نامه بیاورید. در برنامه‌ی استادمحور، از دفتر تحصیلات تکمیلی بپرسید که آیا اپلای بدون استاد قطعی ممکن است یا نه. یک راه محترمانه‌ی دیگر هم این است که با یکی از دانشجوهای فعلی آزمایشگاه تماس بگیرید و فقط بپرسید که استاد امسال دانشجوی جدید می‌گیرد یا نه.
قالب ۱: ایمیل پیگیری (یادآوری)
قالب زیر یک نمونه‌ی ساختگی است؛ همه‌ی بخش‌های داخل کروشه را با اطلاعات واقعی خودتان عوض کنید.
Subject: Re: Prospective PhD Student – [Your research area]
Dear Professor [Last name],
I hope you are well. I am following up on my email of [date] about the possibility of joining your group as a PhD student in [term and year].
Since then, [one new update, e.g. my paper on X was accepted in Y]. I remain very interested in your work on [specific topic or paper].
I would be grateful for a brief reply whenever convenient, even if you are not taking new students this year.
Best regards,
[Your full name]
سناریوی ۲: جواب کوتاه «جا یا فاند ندارم»
جواب را دقیق بخوانید
همه‌ی «نه»ها یکی نیستند:
- «امسال دانشجو نمی‌گیرم»: درِ امسال بسته است، ولی ارتباط ارزش نگه داشتن دارد.
- «فاند ندارم، ولی می‌توانید اپلای کنید»: یعنی پذیرش ممکن است، ولی تأمین مالی از جای دیگری باید بیاید.
- «دارم بازنشسته می‌شوم یا به دانشگاه دیگری می‌روم»: بپرسید به کجا می‌رود. گاهی همین، مسیر تازه‌ای باز می‌کند.
- جواب قالبی و کلی، مثل «لطفاً از طریق سایت اپلای کنید»: بیشتر یک ارجاع اداری است تا رد کردن شما.
چه جوابی بدهیم؟
ظرف یکی دو روز یک تشکر کوتاه بفرستید. سکوت بعد از «نه» فرصتی را که با یک جواب کوتاه به دست می‌آید از بین می‌برد. در همان ایمیل فقط یکی از این‌ها را بخواهید:
- اجازه‌ی در تماس ماندن، اگر بعداً پوزیشنی باز شد
- معرفی همکاری که در همان حوزه دنبال دانشجوست
- اگر بورسیه یا تأمین مالی مستقل دارید، گفتن آن در یک جمله، چون معادله را عوض می‌کند
بحث نکنید و رزومه را دوباره نفرستید. بعد از یک «نه»، ایمیل زدن به استاد دیگری در همان دپارتمان کاملاً مجاز است؛ فقط به رد شدن قبلی اشاره نکنید.
چند ماه بعد، مثلاً نزدیک دور بعدی پذیرش یا وقتی خبر تازه‌ای دارید، می‌توانید یک بار دیگر کوتاه بپرسید که وضعیت گروه تغییر کرده یا نه.
قالب ۲: تشکر بعد از جواب منفی
Subject: Re: Prospective PhD Student – [Your research area]
Dear Professor [Last name],
Thank you for your reply and for letting me know about the current situation in your group. I appreciate your time.
If a position becomes available in the future, I would be glad to be considered. I would also be grateful if you could suggest any colleagues working on [topic] who may be looking for students.
Best regards,
[Your full name]
سناریوی ۳: جواب مثبت ولی مبهم («اپلای کن و اسم من را بیاور»)
این جواب واقعاً یعنی چه؟
در برنامه‌های کمیته‌محور، این جمله اغلب بیشترین چیزی است که استاد مجاز است پیش از تصمیم کمیته بگوید. خوب است، ولی تعهد نیست. دپارتمان داروشناسی تورنتو هم صریحاً یادآوری می‌کند که قول پذیرش از طرف یک استاد، پذیرش در برنامه را تضمین نمی‌کند. تجربه‌ی ما هم نشان داده که بعضی استادها، مخصوصاً استادهای تازه‌کار، تقریباً همه را به اپلای تشویق می‌کنند. از طرف دیگر، همین جواب‌های کلی هم گاهی به پذیرش و فاند ختم می‌شوند. پس آن را جدی بگیرید، ولی لیست بقیه را تعطیل نکنید.
جواب قوی یا ضعیف؟
- قوی: ریزنمرات یا رزومه‌ی کامل را می‌خواهد، به پروژه‌ی مشخصی اشاره می‌کند یا پیشنهاد تماس می‌دهد.
- ضعیف: یک خط کلی بدون اشاره به سابقه‌ی شما.
قدم‌های بعدی
- ظرف یکی دو روز تشکر کنید و بگویید تا چه تاریخی اپلای می‌کنید.
- فقط یکی دو سؤال مشخص بپرسید؛ مثلاً اینکه در فرم اپلای کدام برنامه یا گرایش را انتخاب کنید، یا آیا مقاله‌ی تازه‌ای هست که پیشنهاد می‌کنند بخوانید.
- نام استاد و یک جمله‌ی دقیق درباره‌ی ارتباط کارتان با او را در انگیزه‌نامه بیاورید و اگر فرم اپلای جای انتخاب استاد دارد، نامش را آنجا هم وارد کنید.
- بعد از ثبت اپلیکیشن، یک ایمیل دوخطی بفرستید و شماره‌ی پرونده را بدهید.
سؤال درباره‌ی شکل تأمین مالی گروه را برای بعد از برقراری ارتباط جدی یا جلسه‌ی آنلاین نگه دارید.
قالب ۳: جواب به ایمیل مثبت
Subject: Re: Prospective PhD Student – [Your research area]
Dear Professor [Last name],
Thank you very much for your encouraging reply. I will submit my application to the [program name] by [date] and will mention my interest in working with you in my statement of purpose.
May I ask whether I should apply to [program or stream A] or [program or stream B] to be considered for your group? I would also appreciate any recent paper you suggest I read before then.
I will send you my application ID once it is submitted.
Best regards,
[Your full name]
سناریوی ۴: دعوت به مصاحبه یا تماس آنلاین
این بهترین جوابی است که می‌توانید بگیرید، چون یعنی استاد به‌طور جدی به پرونده‌تان نگاه کرده است.
هماهنگی وقت
- ظرف ۲۴ ساعت جواب بدهید.
- اگر استاد لینک رزرو یا زمان مشخصی داده، از همان استفاده کنید. اگر نه، دو یا سه بازه‌ی زمانی پیشنهاد بدهید و آن‌ها را به وقت محلی استاد بنویسید، با وقت تهران داخل پرانتز.
- روی پلتفرمی که استاد گفته (Zoom، Teams یا Google Meet) از قبل اتصال، صدا و دوربین را آزمایش کنید. اگر اینترنتتان گاهی ناپایدار است، بی‌سروصدا یک برنامه‌ی جایگزین داشته باشید، مثلاً ادامه‌ی جلسه فقط با صدا.
آماده شدن
جزئیات آمادگی را در راهنمای آمادگی برای مصاحبه آورده‌ایم. خلاصه‌اش این است که دو سه مقاله‌ی اخیر استاد را دوباره بخوانید، یک توضیح سه‌دقیقه‌ای از مهم‌ترین پروژه‌تان آماده کنید و چند سؤال واقعی داشته باشید: اندازه‌ی گروه، زمان شروع، انتظارات از دانشجوی سال اول و شکل تأمین مالی. حالا وقت مناسب پرسیدن درباره‌ی فاند است. اگر برنامه‌تان دکتری با فاند است، راهنمای اپلای دکتری فاند‌دار هم کمک می‌کند بدانید چه بپرسید.
بعد از جلسه
ظرف ۲۴ ساعت یک تشکر کوتاه بفرستید، به یک نکته‌ی مشخص از گفت‌وگو اشاره کنید و بپرسید قدم بعدی چیست. در سیستم‌هایی مثل استرالیا، این جلسه ممکن است همان مصاحبه‌ی پیش از پذیرش باشد و بعد از آن باید اپلیکیشن رسمی را ثبت کنید. در هر حال، حرف شفاهی را جایگزین پذیرش کتبی نکنید.
قالب ۴: هماهنگی وقت تماس
Subject: Re: Meeting to discuss PhD opportunities
Dear Professor [Last name],
Thank you for the invitation. I would be happy to meet. I am available at the following times ([professor's time zone]):
- [Day, date], [time] ([time in Tehran])
- [Day, date], [time] ([time in Tehran])
- [Day, date], [time] ([time in Tehran])
If none of these suit you, I will gladly adjust to your schedule. Please let me know your preferred platform.
Best regards,
[Your full name]
یک قانون برای همه‌ی سناریوها
به یک جواب دل نبندید و فهرستتان را موازی جلو ببرید. هر جواب را همان روز در اکسل ثبت کنید. و هر چیزی که درباره‌ی خودتان می‌نویسید، از نمره تا مقاله و تأمین مالی، باید دقیق و درست باشد.
سؤال‌های رایج
استاد ایمیلم را باز کرده ولی جواب نمی‌دهد، یعنی چه؟
یعنی ایمیل دیده شده، نه اینکه تصمیمی گرفته شده. گاهی حتی اسکنرهای امنیتی ایمیل را «باز شده» نشان می‌دهند. طبق زمان‌بندی معمول یادآوری بفرستید و هرگز در ایمیل به ردیاب اشاره نکنید.
چند بار می‌توانم به استاد ایمیل پیگیری بزنم؟
حداکثر دو یادآوری: اولی حدود ۷ تا ۱۰ روز کاری بعد از ایمیل اول و دومی حدود دو هفته بعد از آن. بعد ردیف را ببندید و سراغ استاد بعدی بروید.
بعد از جواب منفی می‌توانم به استاد دیگری در همان دانشگاه ایمیل بزنم؟
بله، کاملاً مجاز است. فقط در ایمیل جدید به رد شدن قبلی اشاره نکنید و ایمیل را برای کار همان استاد اختصاصی بنویسید.
استاد گفت اپلای کن؛ یعنی پذیرشم قطعی است؟
نه. در بیشتر برنامه‌ها تصمیم نهایی با کمیته یا دانشکده است و قول یک استاد تضمین پذیرش نیست. اپلای کنید، نامش را در انگیزه‌نامه بیاورید و بقیه‌ی گزینه‌ها را هم ادامه بدهید.
برای دکتری کانادا حتماً باید قبل از اپلای استاد داشته باشم؟
بستگی به برنامه دارد. بعضی برنامه‌های تزمحور می‌خواهند پیش از اپلای استاد را قطعی کرده باشید، بعضی بعد از اپلای یا پذیرش استاد تعیین می‌کنند و برنامه‌های درس‌محور استاد نمی‌خواهند. صفحه‌ی پذیرش همان برنامه را بخوانید.
برای دکتری استرالیا قبل از اپلای باید استاد پیدا کنم؟
اغلب بله، ولی به دانشگاه و دانشکده بستگی دارد. مثلاً UNSW می‌گوید بیشتر دانشکده‌هایش تماس با استاد احتمالی را پیش از اپلای لازم می‌دانند و بعضی فرم اعلام علاقه می‌خواهند.
اگر می‌خواهید کل مسیر، از ساختن فهرست اساتید تا نوشتن ایمیل برای هر حالت، را قدم‌به‌قدم با مثال یاد بگیرید، دوره‌های مسیر مهاجرت را ببینید. اگر هنوز نمی‌دانید برای پروفایلتان کدام کشور و کدام مدل پذیرش مناسب‌تر است، از ارزیابی رایگان شروع کنید. سؤال‌هایتان را هم در کانال تلگرام ما بپرسید.
منابع
- Graduate FAQ – Department of Computer Science, University of Toronto: https://web.cs.toronto.edu/graduate/faq
- Graduate admissions FAQ (contacting faculty) – Computer Science, University of Texas at Austin: https://www.cs.utexas.edu/faq/3741
- Finding a Graduate Program Supervisor – University of Alberta, Faculty of Graduate & Postdoctoral Studies: https://www.ualberta.ca/en/graduate-studies/resources/graduate-students/finding-a-graduate-program-supervisor.html
- Find a supervisor – Dalhousie University, Faculty of Graduate Studies: https://www.dal.ca/faculty/gradstudies/apply-graduate-studies/how-to-apply/find-a-supervisor.html
- FAQs about Graduate Admissions – Pharmacology & Toxicology, University of Toronto: https://pharmtox.utoronto.ca/faqs-about-graduate-admissions
- HDR Application Process – UNSW Sydney: https://www.unsw.edu.au/research/hdr/application
- Finding a doctoral position – ETH Zurich: https://ethz.ch/en/doctorate/finding-a-place.html
- Types of PhD positions – Utrecht University: https://www.uu.nl/en/organisation/phd-programmes/starting-a-phd-track/types-of-phd-positions
- Proclamation 10998 – Federal Register: https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2025-12-19/pdf/2025-23570.pdf