برای ایمیل به دفتر پذیرش دانشگاه، اول پورتال و FAQ را ببینید، بعد ایمیلی کوتاه با شماره‌ی پرونده، برنامه و ترم بفرستید. ۱۵ قالب انگلیسی آماده‌اش این‌جاست.
این مقاله درباره‌ی مکاتبه با دفتر پذیرش (Graduate Admissions)، هماهنگ‌کننده‌ی برنامه و دفتر خوابگاه است. ایمیل به استاد حساب جدایی دارد؛ روشش را در راهنمای پیدا کردن استاد و نوشتن ایمیل اول و پیگیری‌اش را در وقتی استاد جواب ایمیل نمی‌دهد گفته‌ایم. سیاست‌هایی که از دانشگاه‌ها نقل کرده‌ایم، در ۲۴ آبان ۱۴۰۵ (۱۵ نوامبر ۲۰۲۶) از صفحه‌های رسمی خودشان بررسی شده‌اند.
یک نکته درباره‌ی آمریکا: از ۱۱ دی ۱۴۰۴ (۱ ژانویه‌ی ۲۰۲۶) و بر اساس اعلامیه‌ی ریاست‌جمهوری شماره‌ی ۱۰۹۹۸، ورود اتباع ایران به آمریکا، از جمله با ویزای دانشجویی F و J، معلق است. قالب‌هایی که به آمریکا مربوط‌اند، مثل معافیت GRE، فقط به کار دوتابعیتی‌هایی می‌آیند که گذرنامه‌ی کشوری غیرمشمول دارند، یا برای روزی که این قاعده تغییر کند.
پنج قاعده پیش از هر ایمیل
- اول پورتال و FAQ را بخوانید. بعضی دانشگاه‌ها صریحاً می‌گویند به ایمیل درباره‌ی وضعیت پرونده جواب نمی‌دهند. دانشکده‌ی مهندسی مکانیک و مکاترونیک دانشگاه واترلو نوشته که درباره‌ی وضعیت پرونده‌های تکی خبری نمی‌دهد و وضعیت همیشه در پورتال پیداست. دانشکده‌ی تحصیلات تکمیلی ییل هم می‌گوید کارکنانش تصمیم را تلفنی یا ایمیلی اعلام نمی‌کنند.
- هر بار هویتتان را کامل بنویسید. کارمند پذیرش معمولاً فرصت ندارد ایمیل‌های قبلی شما را پیدا کند؛ نام مطابق گذرنامه، شماره‌ی پرونده، برنامه و ترم را زیر هر ایمیل بیاورید.
- از همان آدرسی بفرستید که با آن اپلای کرده‌اید و یک موضوع را در یک ایمیل بپرسید. اگر جواب نیامد، حدود یک هفته‌ی کاری بعد در همان رشته‌ی ایمیل یادآوری کنید.
- به نشانی درست بفرستید: سؤال مدارک و پرداخت به دفتر پذیرش، سؤال برنامه و فاند به هماهنگ‌کننده‌ی دپارتمان، خوابگاه به دفتر خوابگاه. یک ایمیل را برای چند دفتر CC نکنید.
- کوتاه، مؤدب و راست بنویسید. هرچه درباره‌ی محل سکونت، مدرک و نمره می‌گویید باید با واقعیت و با فرم اپلای یکی باشد.
امضای ثابت همه‌ی قالب‌ها
همه‌ی قالب‌های زیر نمونه‌ی ساختگی‌اند. بخش‌های داخل کروشه را با اطلاعات واقعی خودتان عوض کنید و به‌جای [Signature] این سه خط را بگذارید:
[Full name as in passport]
Application ID: [number]
Program and term: [e.g. MSc Chemical Engineering, Fall 2027]
قالب‌های مرحله‌ی اپلای
۱. تأیید رسیدن مدارک
کی: وقتی حدود ۷ تا ۱۰ روز کاری از بارگذاری یا ارسال نمره گذشته و پورتال هنوز آن را «ناقص» نشان می‌دهد. چه نکنید: فردای ارسال ایمیل نزنید و کل پرونده را دوباره پیوست نکنید.
Subject: Document receipt check – [Application ID]
Dear Graduate Admissions Team,
My application portal still lists my [document, e.g. official IELTS score] as missing, although it was [uploaded / sent by the test provider] on [date]. Could you please confirm whether it has been received, or let me know if anything else is needed from me?
Thank you for your help.
[Signature]
۲. پیگیری وضعیت پرونده و زمان اعلام نتیجه
کی: فقط وقتی تاریخ اعلام‌شده‌ی نتایج گذشته، یا پیشنهاد دیگری با مهلت پاسخ دارید. چه نکنید: هر هفته ایمیل نزنید؛ اگر صفحه‌ی برنامه گفته به این ایمیل‌ها جواب نمی‌دهد، اصلاً نفرستید.
Subject: Decision timeline – [Program], [Term]
Dear Admissions Committee,
I submitted my application to [program] for [term] on [date], and the portal shows it as complete. The website mentions that decisions are usually released by [month]. Could you please let me know whether there is an updated timeline? [Only if true: I have received another offer with a response deadline of [date].]
Thank you for your time.
[Signature]
۳. درخواست مهلت برای یک مدرک
کی: پیش از ددلاین، وقتی فقط یک مدرک، مثلاً نتیجه‌ی آزمون زبان، چند روز دیرتر می‌رسد. چه نکنید: برای کل پرونده تمدید نخواهید و تاریخی نگویید که از آن مطمئن نیستید؛ بپرسید آیا دیر رسیدن روی بررسی فاند هم اثر دارد.
Subject: Request regarding [document] – [Application ID]
Dear Graduate Admissions Team,
All my materials for [program] will be submitted by the [date] deadline except my [e.g. official TOEFL iBT score], which will be released on [date] because of the earliest test date available to me. Would it be possible for my application to be reviewed with this document arriving by [date]? Would this affect consideration for funding?
Thank you for your guidance.
[Signature]
۴. سؤال درباره‌ی شرط GRE
کی: وقتی صفحه‌ی برنامه درباره‌ی معافیت چیزی نگفته است. چه نکنید: اگر نوشته معافیت نمی‌دهد، درخواست نفرستید و از صفت‌های اغراق‌آمیز درباره‌ی دانشگاه خودتان پرهیز کنید؛ یک دلیل واقعی کافی است.
Subject: GRE requirement question – [Program], [Term]
Dear Graduate Admissions Team,
I plan to apply to [program] for [term]. The website lists the GRE as [required / recommended], but I could not find information on waivers. Does the program consider waiver requests, and if so, what criteria apply? For context, I hold a [degree] in [field] from [university] with [one relevant, verifiable strength].
Thank you for your help.
[Signature]
۵. شرط زبان، دولینگو و نامه‌ی MOI
کی: وقتی مطمئن نیستید آزمون یا نامه‌ی زبان تدریس شما پذیرفته می‌شود. چه نکنید: بند ۲ را فقط وقتی نگه دارید که کل دوره‌تان واقعاً به انگلیسی تدریس و ارزیابی شده است؛ اگر دوره فارسی یا بخشی از آن فارسی بوده، این بند را حذف کنید و ادعای تدریس انگلیسی نکنید. شرط‌های نامه را در راهنمای نامه‌ی MOI آورده‌ایم.
Subject: English proficiency requirement – [Program], [Term]
Dear Graduate Admissions Team,
Could you please confirm:
- Whether [Duolingo English Test / another test] is accepted for [program], and the minimum score.
- [Only if your whole degree was taught and assessed in English:] Whether a Medium of Instruction letter from my university is accepted, as my degree was taught and assessed entirely in English.
- Whether an unofficial score report can be uploaded for the initial review.
Thank you for your assistance.
[Signature]
۶. قالب ریزنمرات ایرانی
کی: وقتی نمی‌دانید ترجمه، گواهی موقت یا نمره‌ی ۲۰ را چطور بارگذاری کنید. چه نکنید: معدل را خودسرانه به مقیاس ۴ تبدیل نکنید و ترجمه‌ی غیررسمی را رسمی جا نزنید. برای نمونه، سامانه‌ی پذیرش ملی سوئد نسخه‌ی زبان اصلی و ترجمه‌ی رسمی را با هم می‌خواهد و برای ترجمه‌هایی که در ایران انجام شده، مهر قوه‌ی قضاییه یا دادگستری را دست‌کم روی یکی از صفحه‌های ترجمه لازم می‌داند. مراحل ترجمه را در راهنمای ترجمه‌ی مدارک ببینید.
Subject: Transcript format for an Iranian degree – [Application ID]
Dear Graduate Admissions Team,
My transcripts from [university], Iran, are issued in Persian, and I can provide certified English translations. Could you please confirm:
- Is a scan of the original plus the certified translation sufficient for review?
- My final degree certificate is issued only after a separate release process. Is my official provisional certificate acceptable for now?
- Should I report my grades on the original 0–20 scale?
Thank you for your help.
[Signature]
۷. سؤال درباره‌ی روش پرداخت اپلیکیشن‌فی
کی: پیش از ددلاین، وقتی روش پرداخت پورتال از ایران قابل استفاده نیست. چه نکنید: محل سکونتتان را پنهان نکنید، از کارت یا حساب کس دیگری یا از واسطه‌ی پرداخت استفاده نکنید و فقط راهی را به کار ببرید که خود دانشگاه رسماً پیشنهاد می‌کند. قالب درخواست معافیت را در راهنمای معافیت هزینه‌ی اپلیکیشن گذاشته‌ایم.
Subject: Application fee payment options – [Program], [Term]
Dear Graduate Admissions Team,
I live in Iran and plan to apply to [program] for [term]. The portal accepts payment only by [method], which I am unable to use from Iran. Could you please let me know whether the university has its own procedure for applicants in this situation, such as a fee waiver or a payment option provided by the university itself? I will only use an option that the university offers.
Thank you for your understanding.
[Signature]
۸. توصیه‌کننده لینک را دریافت نکرده
کی: وقتی استاد پوشه‌ی اسپم را هم دیده و ایمیل نرسیده است. کالج امپریال لندن می‌گوید درخواست توصیه همان روز ارسال اپلیکیشن یا کمی بعد فرستاده می‌شود و اگر پیدا نشد، توصیه‌کننده می‌تواند از فرم پرسش پذیرش استفاده کند. چه نکنید: ایمیل خودتان را جای ایمیل استاد وارد نکنید و نامه را خودتان بارگذاری نکنید.
Subject: Recommendation request not received – [Application ID]
Dear Graduate Admissions Team,
My recommender, [title and name], has not received the request sent to [email] on [date], and has checked the spam folder. [If your recommender is in Iran: Messages from some international systems may not reach university email servers in Iran.] Could you please resend the request, or let me know whether my recommender may use an alternative address or submit the letter another way?
Thank you for your help.
[Signature]
۹. اصلاح اشتباه بعد از ارسال
کی: برای اشتباه‌های واقعی، مثل تاریخ، نمره، رشته یا ایمیل توصیه‌کننده. همان دانشکده‌ی واترلو می‌گوید مدارک بعد از ارسال نهایی‌اند و تغییر توصیه‌کننده ممکن است بررسی را تا دو هفته عقب بیندازد. چه نکنید: بدون پرسیدن، اپلیکیشن دوم نسازید و برای غلط تایپی کوچک انگیزه‌نامه ایمیل نزنید.
Subject: Correction to submitted application – [Application ID]
Dear Graduate Admissions Team,
After submitting my application, I noticed an error in the [section] section: I entered [incorrect information] instead of [correct information]. As the portal no longer allows edits, could you please advise how I can correct this? I can provide [the corrected document] if needed.
Thank you, and apologies for the inconvenience.
[Signature]
۱۰. پس گرفتن اپلیکیشن
کی: وقتی پیشنهاد جای دیگری را قطعی پذیرفته‌اید؛ این کار جا را برای نفر بعدی باز می‌کند. چه نکنید: اگر فقط می‌خواهید برنامه را عوض کنید، اول درباره‌ی انتقال بپرسید؛ پس گرفتن ممکن است برگشت نداشته باشد و اپلیکیشن‌فی معمولاً پس داده نمی‌شود.
Subject: Withdrawal of application – [Application ID]
Dear Graduate Admissions Team,
I would like to withdraw my application to [program] for [term]. Thank you for your time and for considering my application.
[Signature]
قالب‌های بعد از پذیرش
۱۱. سؤال درباره‌ی زمان تصمیم فاند
کی: وقتی نامه‌ی پذیرش درباره‌ی فاند ساکت است. پیش از مهلت پاسخ به پیشنهاد بپرسید. چه نکنید: لحن طلبکارانه نداشته باشید و اگر برنامه نوشته بدون فاند است، اصرار نکنید.
Subject: Funding decision timeline – [Application ID]
Dear [Graduate Program Coordinator],
Thank you for the offer of admission to [program] for [term]. As my letter does not mention funding, could you please let me know whether funding decisions are made separately, when they are expected, and whether I need to submit a separate application for scholarships or assistantships?
Thank you for your guidance.
[Signature]
۱۲. دیفر کردن پذیرش
کی: وقتی احتمال می‌دهید ویزا یا مجوز تحصیل به شروع ترم نرسد. سیاست‌ها فرق می‌کنند: در دانشگاه بریتیش کلمبیا (UBC) دیفر به تأیید برنامه نیاز دارد، بیش از ۱۲ ماه نیست و درخواستش باید دست‌کم ۲۱ روز پیش از اول ماه شروع ترم ثبت شود. در ییل اول باید پیشنهاد را بپذیرید و دیفر تا یک سال با اجازه‌ی برنامه و دانشکده‌ی تحصیلات تکمیلی ممکن است. چه نکنید: فرض نکنید فاند هم خودکار منتقل می‌شود و تا هفته‌ی آخر صبر نکنید.
Subject: Deferral of admission – [Application ID]
Dear [Graduate Program Coordinator],
Thank you again for the offer of admission to [program] for [term]. My [student visa / study permit] application is still being processed, and I may not be able to arrive by the start date. Could you please tell me whether deferral to [next term] is possible, the deadline for a request, and whether my [funding / scholarship] would remain valid?
Thank you for your understanding.
[Signature]
۱۳. پذیرفتن پیشنهاد
کی: بعد از اینکه پذیرش را در پورتال ثبت کردید؛ ایمیل جای مرحله‌ی رسمی را نمی‌گیرد. چه نکنید: پیش از روشن شدن سؤال‌های دیفر، فاند و ویزا قبول نکنید و هم‌زمان دو پیشنهاد را نپذیرید.
Subject: Acceptance of offer – [Application ID]
Dear [Graduate Program Coordinator],
I am pleased to accept the offer of admission to [program] for [term], and I have completed the acceptance step in the portal. Could you please let me know the next steps, including any deposit, the documents I will need for my visa application, and the deadline for each?
I look forward to joining the department.
[Signature]
۱۴. رد کردن مؤدبانه‌ی پیشنهاد
کی: به‌محض اینکه تصمیمتان قطعی شد، حتی اگر مهلت باقی است. چه نکنید: دلیل طولانی ننویسید و از دانشگاه یا استاد گله نکنید؛ ممکن است روزی دوباره به همین گروه اپلای کنید.
Subject: Declining offer of admission – [Application ID]
Dear [Graduate Program Coordinator],
Thank you very much for the offer of admission to [program] for [term]. After careful consideration, I have decided to decline the offer. I truly appreciate the time the committee spent on my application.
With best wishes,
[Signature]
۱۵. خوابگاه زوج‌ها و خانواده‌ها
کی: به‌محض گرفتن پیشنهاد یا شماره‌ی دانشجویی، به دفتر خوابگاه، نه دفتر پذیرش. صف این خوابگاه‌ها معمولاً طولانی است؛ خوابگاه خانوادگی دانشگاه تورنتو فقط دانشجوی تمام‌وقتی را می‌پذیرد که با همسر، شریک زندگی یا فرزندش زندگی می‌کند، و نوشته فهرست متقاضیانش طولانی است و زمان پیشنهاد را تضمین نمی‌کند. چه نکنید: فقط به خوابگاه دانشگاه دل نبندید و هم‌زمان گزینه‌های بیرون را هم بررسی کنید.
Subject: Family housing for an incoming graduate student – [Student or Application ID]
Dear Housing Office,
I will start [program] at [university] in [term] and will be relocating with my [spouse / spouse and child]. Could you please tell me whether family or couples housing is available to incoming international students, when and how I can apply or join the waitlist, and which documents are required?
Thank you for your help.
[Signature]
سؤال‌های رایج
ایمیل دفتر پذیرش دانشگاه را از کجا پیدا کنم؟
در صفحه‌ی Contact یا Admissions دانشکده‌ی تحصیلات تکمیلی و صفحه‌ی خود برنامه. اگر برنامه هماهنگ‌کننده‌ی جدا دارد، سؤال‌های برنامه را به او بفرستید. بعضی دانشگاه‌ها به‌جای ایمیل فرم پرسش دارند؛ از همان استفاده کنید.
چند روز بعد از ایمیل به دفتر پذیرش پیگیری کنم؟
حدود یک هفته‌ی کاری صبر کنید و بعد در همان رشته‌ی ایمیل یک یادآوری کوتاه بفرستید. در فصل ددلاین‌ها جواب‌ها دیرتر می‌آیند.
ایمیل پیگیری به پذیرشم ضرر می‌زند؟
یک ایمیل مؤدبانه و به‌جا معمولاً مشکلی ایجاد نمی‌کند، اما ایمیل‌های تکراری درباره‌ی چیزی که پورتال نشان می‌دهد وقت کارمندان را می‌گیرد. هیچ‌کس نمی‌تواند اثر آن را روی تصمیم تضمین کند.
جواب یک ایمیل تمپلیتی و کلی گرفتم؛ چه کنم؟
دفترهای پذیرش جواب‌های آماده زیاد می‌فرستند. لینک‌های داخل جواب را بخوانید؛ اگر سؤالتان هنوز بی‌جواب است، یک بار دقیق‌تر و با اشاره به همان بخش سایت بپرسید.
سؤال درباره‌ی پذیرش را از استاد بپرسم یا از دفتر پذیرش؟
مدارک، پرداخت، ددلاین و وضعیت پرونده کار دفتر پذیرش است. استاد را برای سؤال‌های پژوهشی و سرپرستی نگه دارید.
می‌توانم این ایمیل‌ها را با هوش مصنوعی بنویسم؟
برای ایمیل‌های اداری کوتاه اشکالی ندارد، به شرط اینکه هر تاریخ، شماره و ادعا را خودتان چک کنید و متن را با واقعیت پرونده‌تان تطبیق دهید.
اگر می‌خواهید مکاتبه با دانشگاه‌ها، از سؤال قبل از اپلای تا دیفر و خوابگاه، را در کنار بقیه‌ی مراحل قدم‌به‌قدم انجام دهید، دوره‌های مسیر مهاجرت را ببینید. اگر هنوز نمی‌دانید کدام کشور و برنامه به پروفایلتان می‌خورد، از ارزیابی رایگان شروع کنید و سؤال‌هایتان را در کانال تلگرام ما بپرسید.
منابع
- MME Grad Student FAQs – After You Apply, University of Waterloo: https://uwaterloo.ca/mechanical-mechatronics-engineering/mme-grad-student-faqs-after-you-apply
- Admission Decision FAQs – Yale Graduate School of Arts and Sciences: https://gsas.yale.edu/admissions/phdmasters-application-process/admissions-frequently-asked-questions/admission-decision-faqs
- Deferred Admission (Graduate Students) – UBC Vancouver Academic Calendar: https://vancouver.calendar.ubc.ca/faculties-colleges-and-schools/faculty-graduate-and-postdoctoral-studies/admission/deferred-admission-graduate-students
- References and referees – Imperial College London: https://imperial.ac.uk/study/help-centre/postgraduate-admissions/references-and-referees.php
- Iran, master's admission – University Admissions in Sweden: https://universityadmissions.se/en/apply-to-masters/provide-application-documents-masters/country-instructions/iran/
- Prospective Residents FAQ – University Family Housing, University of Toronto: https://universityfamilyhousing.utoronto.ca/prospective-residents/prospective-residents-faq/
- Proclamation 10998 – Federal Register: https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2025-12-19/pdf/2025-23570.pdf