خیلی از ما اولین بار وقتی با «ترجمه‌ی رسمی» روبه‌رو می‌شویم که یک ددلاین نزدیک است و تازه می‌فهمیم دارالترجمه بدون تأییدیه‌ی تحصیلی کار را شروع نمی‌کند، تأییدیه چند روز طول می‌کشد و مهر دادگستری و وزارت خارجه هم مرحله‌ی جداگانه‌ای است. نتیجه: چند هفته استرس که با کمی برنامه‌ریزی قابل پیشگیری بود.
در این مقاله مسیر کامل را قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهیم: گرفتن مدرک از دانشگاه، تأییدیه‌ی تحصیلی، ثبت در سامانه‌ی وزارت خارجه، ترجمه نزد مترجم رسمی، تأیید دادگستری و وزارت خارجه و در آخر، اگر کشور مقصد بخواهد، تأیید سفارت. در پایان هم یک مثال کوتاه از ایتالیا آورده‌ایم.
اول بپرسید: واقعاً ترجمه‌ی رسمی لازم است؟
ترجمه‌ی رسمی هزینه و زمان می‌برد، پس پیش از هر کاری ببینید در کدام مرحله لازم است:
- مرحله‌ی درخواست پذیرش: بسیاری از دانشگاه‌ها در این مرحله اسکن ریزنمرات و مدرک را می‌پذیرند؛ گاهی نسخه‌ی انگلیسی صادرشده از خود دانشگاه ایرانی کافی است و گاهی ترجمه‌ی رسمی می‌خواهند. صفحه‌ی «مدارک لازم» هر برنامه را دقیق بخوانید.
- ثبت‌نام نهایی، ویزا و ارزشیابی مدرک: معمولاً در این مرحله ترجمه‌ی رسمی با تأییدات لازم خواسته می‌شود و گاهی سفارت کشور مقصد هم باید آن را تأیید کند.
- مدارک غیرتحصیلی: شناسنامه، سند ازدواج، گواهی کار و مدارک مالی هم اغلب برای ویزا ترجمه‌ی رسمی می‌خواهند. بهتر است همه را یک‌جا برنامه‌ریزی کنید.
درباره‌ی فهرست کلی مدارک اپلای و تبدیل معدل، مقاله‌ی پیش‌نیازهای اپلای تحصیلی در همین سایت را ببینید.
قدم اول: گرفتن مدرک و ریزنمرات از دانشگاه
دارالترجمه برای ترجمه‌ی رسمی اصل مدرک را می‌خواهد؛ کپی، اسکن یا حتی کپی برابر اصل معمولاً پذیرفته نمی‌شود. پس قبل از هر چیز:
- دانشنامه یا گواهی موقت فراغت از تحصیل را از دانشگاه بگیرید. اگر از دوره‌ی روزانه‌ی دانشگاه دولتی فارغ‌التحصیل شده‌اید، تحویل اصل مدرک معمولاً به تسویه‌ی تعهد آموزش رایگان بستگی دارد؛ این موضوع را در مقاله‌ی «تعهد محضری و تعهد خدمت دانش‌آموختگان» در همین سایت توضیح داده‌ایم.
- ریزنمرات کامل همه‌ی ترم‌ها را بگیرید. دارالترجمه‌ها تجربه کرده‌اند که ریزنمرات کارنامه‌ای (ترم‌به‌ترم و بدون جمع‌بندی) گاهی در مرحله‌ی تأیید مشکل‌ساز می‌شود؛ نسخه‌ی کامل و رسمی را بخواهید.
- اگر گواهی موقت دارید، به تاریخ اعتبارش دقت کنید. اگر تأییدیه را با گواهی موقت گرفته‌اید و بعداً دانشنامه‌ی اصلی صادر شد، معمولاً باید برای مدرک جدید دوباره تأییدیه بگیرید.
- اگر دانشگاه مقصد ریزنمرات مستقیم از دانشگاه ایرانی (در پاکت مهر و موم یا با ایمیل رسمی) می‌خواهد، این درخواست را زودتر به اداره‌ی آموزش بدهید.
قدم دوم: تأییدیه‌ی تحصیلی
مترجم رسمی فقط مدرکی را ترجمه و تأیید می‌کند که اصالتش از طرف نهاد صادرکننده تأیید شده باشد. مسیر تأییدیه بسته به نوع مدرک فرق می‌کند:
- دانشگاه‌ها و مؤسسه‌های زیر نظر وزارت علوم: درخواست را در سامانه‌ی سجاد سازمان امور دانشجویان ثبت می‌کنید. در راهنمای رسمی سامانه، این خدمت با عنوان «تأیید مدارک تحصیلی دانشگاهی داخل کشور جهت ترجمه رسمی» زیر بخش اداره‌ی کل امور دانشجویان داخل آمده است. بعد از تکمیل فرم و پرداخت اینترنتی، کد پیگیری می‌گیرید و وضعیت را در کارتابل می‌بینید: «در حال بررسی»، «نیاز به بازبینی» (یعنی باید اطلاعات را اصلاح کنید)، «عدم تأیید» یا «تأیید». پس از تأیید، فرم تأییدیه از همان کارتابل قابل مشاهده است.
- دانشگاه آزاد اسلامی: تأیید مدارک این دانشگاه مسیر جداگانه‌ای از سازمان مرکزی دانشگاه آزاد دارد. روند فعلی را از واحد خود یا سازمان مرکزی بپرسید.
- رشته‌های علوم پزشکی: مدارک دانشگاه‌های علوم پزشکی را وزارت بهداشت تأیید می‌کند، نه وزارت علوم.
- دیپلم و پیش‌دانشگاهی: درخواست تأییدیه از طریق سامانه‌ی تأییدیه‌ی تحصیلی آموزش و پرورش یا دفاتر پیشخوان ثبت می‌شود. در این درخواست باید مرجع درخواست‌کننده را انتخاب کنید و اگر تأییدیه برای ترجمه‌ی رسمی است، معمولاً دارالترجمه یا مترجم رسمی را مشخص می‌کنید؛ پس بهتر است اول دارالترجمه را انتخاب کنید و بعد درخواست بدهید. گزینه‌های دقیق را در خود سامانه ببینید.
یک نکته‌ی مهم: سرفصل دروس هم اگر لازم باشد، باید از مرجع ذی‌صلاح (وزارت علوم، وزارت بهداشت یا سازمان مرکزی دانشگاه آزاد، حسب مورد) مهر و تأیید داشته باشد. کارت دانشجویی و کارنامه‌ی کنکور قابل تأیید نیستند.
قدم سوم: ثبت در سامانه‌ی میخک وزارت امور خارجه
برای این‌که وزارت امور خارجه ترجمه را تأیید کند، معمولاً باید مدارک را پیش از ترجمه در سامانه‌ی میخک (سامانه‌ی خدمات کنسولی وزارت امور خارجه) ثبت کنید؛ دارالترجمه‌ها بدون کد رهگیری میخک معمولاً کار را برای تأیید وزارت خارجه نمی‌پذیرند. روند کلی:
- در سامانه ثبت‌نام کنید و حساب کاربری بسازید؛ مراحل ورود را طبق راهنمای خود سامانه انجام دهید.
- خدمت مربوط به تأیید اسناد را انتخاب کنید، نوع سند را دقیق انتخاب کنید (مثلاً مدارک تحصیلی دانشگاهی یا اسناد سجلی برای شناسنامه) و محل تأیید را داخل کشور و وزارت امور خارجه بگذارید. نام دقیق گزینه‌ها ممکن است کمی فرق کند.
- فایل PDF مدرک را بارگذاری کنید. محدودیت حجم فایل در سامانه اعمال می‌شود؛ معمولاً همه‌ی صفحه‌های یک مدرک باید در یک فایل باشد.
- رسید و کد پیگیری را بگیرید و به دارالترجمه بدهید.
هر نفر حساب خودش را دارد؛ اگر شناسنامه‌ی پدر یا مادر را هم ترجمه می‌کنید، برای او جداگانه ثبت کنید. جزئیات فرم‌ها گاهی تغییر می‌کند، پس راهنمای داخل خود سامانه را مبنا بگذارید.
قدم چهارم: انتخاب دارالترجمه و ترجمه
ترجمه‌ی رسمی را فقط مترجم رسمی قوه‌ی قضاییه انجام می‌دهد و هر مترجم برای زبان مشخصی پروانه دارد. برای انگلیسی گزینه زیاد است، اما برای زبان‌هایی مثل ایتالیایی یا اسپانیایی تعداد مترجمان کمتر است و صف طولانی‌تر. بعضی سفارت‌ها هم فهرست مترجمانی را که ترجمه‌شان را می‌پذیرند منتشر می‌کنند؛ اگر کشور مقصد چنین فهرستی دارد، از همان استفاده کنید.
نکاتی که در عمل خیلی کمک می‌کند:
- کپی صفحه‌ی اول گذرنامه را بدهید تا املای لاتین نام‌ها دقیقاً مثل گذرنامه باشد. اگر نام پدر یا مادر هم در مدرک آمده، املای لاتین آن‌ها را هم بدهید.
- پیش‌نویس ترجمه را قبل از چاپ نهایی بخواهید و نام‌ها، تاریخ‌ها، معدل و تک‌تک نمره‌ها را خط‌به‌خط چک کنید.
- تعداد نسخه‌ها را از اول مشخص کنید؛ مثلاً یک نسخه برای دانشگاه و یک نسخه برای ویزا. اضافه کردن نسخه بعداً ممکن است زمان‌بر باشد.
- پیش از تحویل اصل مدارک، از همه‌ی آن‌ها کپی یا عکس واضح نگه دارید.
- هزینه‌ی ترجمه بر اساس نرخ‌نامه‌ی مصوب سالانه محاسبه می‌شود و برای همه‌ی دارالترجمه‌ها یکسان است؛ هزینه‌ی تأییدات و خدمات جانبی جداست. نرخ‌نامه‌ی سال جاری را از دارالترجمه بخواهید.
قدم پنجم: تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه
ترجمه‌ی رسمی برای استفاده در خارج از کشور معمولاً باید دو مهر دیگر هم بگیرد: اول تأیید اداره‌ی امور مترجمان رسمی قوه‌ی قضاییه (که به آن «تأیید دادگستری» می‌گویند) و بعد تأیید وزارت امور خارجه. ترتیب مهم است: تأیید وزارت خارجه فقط پس از تأیید دادگستری انجام می‌شود.
دو راه دارید:
- سپردن کار به دارالترجمه: ساده‌تر است ولی هزینه‌ی خدمات دارد و زمان آن به صف دارالترجمه بستگی دارد.
- مراجعه‌ی خودتان: ترجمه را با تمبر یا بارکد الکترونیک دادگستری تحویل می‌گیرید و با اصل مدارک به دو اداره مراجعه می‌کنید. این بارکد مهلت استفاده‌ی محدودی دارد؛ اگر در آن مهلت اقدام نکنید ممکن است باطل شود. معمولاً خود صاحب مدرک یا بستگان درجه‌یک با کارت ملی پذیرفته می‌شوند و دیگران به وکالت‌نامه‌ی رسمی نیاز دارند. شرایط به‌روز را پیش از مراجعه از دارالترجمه بپرسید.
یادتان باشد که تأیید دادگستری و وزارت خارجه به نظر کارشناس همان اداره بستگی دارد و داشتن همه‌ی مدارک لازم، تضمین تأیید نیست. اگر مدرکی ایراد داشته باشد، اول باید آن را از مبدأ اصلاح کنید.
قدم ششم: تأیید سفارت کشور مقصد (در صورت نیاز)
ایران عضو کنوانسیون آپوستیل لاهه نیست؛ بنابراین کشورهای مقصد به‌جای آپوستیل، اغلب به تأییدیه‌ی وزارت خارجه‌ی ایران اکتفا می‌کنند یا علاوه بر آن، قانونی‌سازی (لگالایز) توسط سفارت خودشان را می‌خواهند. این قاعده برای هر کشور و حتی هر دانشگاه فرق می‌کند و سفارت‌هایی که لگالایز انجام می‌دهند معمولاً وقت قبلی می‌خواهند. چون وضعیت خدمات سفارت‌ها در تهران از ۲۰۲۵ چند بار تغییر کرده، همیشه صفحه‌ی رسمی سفارت را در همان ماه چک کنید.
مثال کوتاه: ایتالیا
برای ثبت‌نام در دانشگاه‌های ایتالیا، معمولاً یکی از این دو مدرک خواسته می‌شود:
- Dichiarazione di valore (DoV): سفارت ایتالیا در تهران آن را صادر می‌کند. طبق صفحه‌ی رسمی سفارت، مدرک و ریزنمرات باید به ایتالیایی ترجمه شده و مهر و امضای وزارت امور خارجه و دادگستری را داشته باشند. کپی صفحه‌ی اول گذرنامه و، برای هدف تحصیلی، نامه‌ی تأیید پذیرش که از سامانه‌ی Universitaly دریافت می‌شود هم لازم است و وقت از پورتال Prenot@mi در بخش legalizzazione گرفته می‌شود. هزینه به هدف (تحصیل یا کار) و تعداد ترجمه‌ها بستگی دارد.
- گواهی‌های CIMEA: مرکز CIMEA گواهی مقایسه‌پذیری (Statement of Comparability) و گواهی اصالت (Statement of Verification) صادر می‌کند. خود CIMEA می‌گوید این گواهی‌ها برای دانشگاه‌ها الزام‌آور نیست؛ پس اول از دانشگاه مقصد بپرسید کدام را می‌پذیرد.
طبق اطلاعیه‌ی سفارت ایتالیا (۲۰ مرداد ۱۴۰۵)، سفارت از ۲۹ خرداد ۱۴۰۵ (۱۹ ژوئن ۲۰۲۶) دوباره فعال شد و بخش کنسولی از ۱۷ تیر ۱۴۰۵ (۸ ژوئیه‌ی ۲۰۲۶) خدمات کنسولی را از سر گرفت. وضعیت نوبت‌دهی را پیش از اقدام در صفحه‌ی رسمی سفارت ببینید. جزئیات پذیرش و ویزای ایتالیا را در مقاله‌های «تحصیل در ایتالیا» و «ویزای تحصیلی ایتالیا» در همین سایت آورده‌ایم.
زمان‌بندی واقع‌بینانه
- تأییدیه‌ی تحصیلی: از چند روز تا حدود دو هفته، بسته به مرجع و کامل بودن اطلاعات.
- ترجمه با تأییدات دادگستری و خارجه: دارالترجمه‌ها معمولاً حداقل حدود دو هفته اعلام می‌کنند و سقف آن مشخص نیست.
- لگالایز سفارت: به نوبت سفارت بستگی دارد و ممکن است چند هفته طول بکشد.
قاعده‌ی سرانگشتی ما: کل مسیر را دست‌کم شش تا هشت هفته پیش از اولین ددلاینی که به ترجمه‌ی رسمی نیاز دارد شروع کنید و تاریخ تحویل را حداقل ده روز زودتر از ددلاین واقعی به دارالترجمه بگویید.
اشتباه‌های رایج
- ثبت درخواست تأییدیه‌ی دیپلم به نام یک مترجم و بعد بردن مدارک نزد مترجم دیگر.
- شروع ترجمه بدون ثبت در میخک.
- تحویل مدارک ناقص؛ معمولاً تاریخ تحویل از روزی حساب می‌شود که پرونده کامل شده است.
- املای متفاوت نام در ترجمه و گذرنامه.
- خطاب کردن یک سفارت یا دانشگاه خاص در متن گواهی‌ها؛ عبارت کلی «به مراجع ذی‌ربط» کم‌دردسرتر است.
- فرض این‌که همه‌ی کشورها و دانشگاه‌ها مهرهای یکسان می‌خواهند.
چک‌لیست
- می‌دانم در کدام مرحله ترجمه‌ی رسمی لازم است و از کدام مدارک.
- اصل مدرک (یا گواهی موقت معتبر) و ریزنمرات کامل را دارم.
- تأییدیه‌ی تحصیلی را از مرجع درست گرفته‌ام.
- مدارک را در سامانه‌ی میخک ثبت کرده‌ام و کد پیگیری دارم.
- مترجم رسمی زبان مقصد را انتخاب کرده‌ام و کپی گذرنامه را برای املای نام‌ها داده‌ام.
- پیش‌نویس ترجمه را خط‌به‌خط چک کرده‌ام.
- برای تأیید دادگستری و وزارت خارجه و، در صورت نیاز، تأیید سفارت برنامه دارم.
مقررات تأیید مدارک، سامانه‌ها و تعرفه‌ها ممکن است تغییر کند؛ پیش از اقدام، روند فعلی را از صفحه‌ی رسمی هر مرجع و از مترجم رسمی خودتان بپرسید.
در دوره‌های مسیر مهاجرت، زمان‌بندی مدارک را کنار ددلاین‌های اپلای می‌چینیم تا ترجمه گلوگاه پرونده نشود. اگر سؤالی دارید، در کانال تلگرام مسیر مهاجرت بپرسید.
منابع
- سامانه‌ی جامع امور دانشجویان (سجاد)، سازمان امور دانشجویان: https://portal.saorg.ir
- سامانه‌ی میخک، وزارت امور خارجه: https://mikhak.mfa.gov.ir
- سامانه‌ی تأییدیه‌ی مدارک تحصیلی، وزارت آموزش و پرورش: https://emt.medu.ir
- Dichiarazione di Valore (DVL), Ambasciata d'Italia a Teheran: https://ambteheran.esteri.it/it/servizi-consolari-e-visti/servizi-per-il-cittadino-straniero/dichiarazione-di-valore-dvl/
- Ripresa delle attività a Teheran, Ambasciata d'Italia a Teheran (۲۰۲۶): https://ambteheran.esteri.it/it/news/dall_ambasciata/2026/08/lambasciata-ditalia-comunica-la-ripresa-delle-attivita-a-teheran-a-partire-dal-19-giugno-2026/
- Statements of comparability and verification, CIMEA: https://www.cimea.it/EN/pagina-attestati-di-comparabilita-e-verifica-dei-titoli
- Apostille Convention status table, HCCH: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41