اجرا: صدا، بدن، تمرین و استرس Delivery & Practice

آیین‌نامه را حفظ کرده‌ای، ولی رانندگی را هنوز نه

یادت هست برای گواهینامه چطور بود؟ آیین‌نامه را می‌شد در یک هفته حفظ کرد. ولی روز امتحان شهری، با افسر کنار دستت، تازه می‌فهمیدی که دانستن قانون یک چیز است و نرم پشت فرمان نشستن یک چیز دیگر. چیزی که آن روز نجاتت می‌داد، ساعت‌هایی بود که قبلاً در خیابان رانده بودی.

ارائه‌ی علمی هم همین‌طور است. در مبحث‌های قبلی پیام را پیدا کردی، داستان را چیدی و اسلایدها را ساختی. این‌ها آیین‌نامه‌اند. حالا نوبت رانندگی است: صدایت، نگاهت، زمانت و دست‌هایی که نمی‌دانی با آن‌ها چه کنی.

خبر خوب این است که اجرا استعداد مادرزادی نیست. بیشتر سخنران‌هایی که «طبیعی» به نظر می‌رسند، فقط بیشتر از بقیه تمرین کرده‌اند. در این مبحث یاد می‌گیری چطور تمرین کنی، زمان را چطور مدیریت کنی، به انگلیسی چطور روشن حرف بزنی و با استرس چه کنی.

تمرین یعنی بلند گفتن، نه در ذهن مرور کردن

بیشتر دانشجوها «تمرین» را این‌طور انجام می‌دهند: اسلایدها را یکی‌یکی ورق می‌زنند و در ذهنشان می‌گویند «این‌جا درباره‌ی روش حرف می‌زنم». این تمرین نیست. ذهن جمله‌های ناقص را خودش کامل می‌کند و تو فکر می‌کنی آماده‌ای.

فقط وقتی با صدای بلند حرف بزنی، می‌فهمی کجا جمله‌ات گیر می‌کند، کدام اسلاید دو دقیقه طول می‌کشد و کدام انتقال از یک اسلاید به بعدی لنگ است. پس قانون اول ساده است: هر تمرین، با صدای بلند و با زمان‌سنج.

حفظ کن، ولی فقط دو تکه را

متن کامل ارائه را کلمه‌به‌کلمه حفظ نکن. ارائه‌ی حفظی معمولاً خشک می‌شود، و اگر یک جمله یادت برود، کل زنجیره پاره می‌شود. به جایش ترتیب ایده‌ها را بلد باش و هر بار با کلمه‌های کمی متفاوت بگو.

دو استثنا دارد: جمله‌های اول و جمله‌های آخر. خیلی از سخنران‌های باتجربه توصیه می‌کنند حدود سی ثانیه‌ی اول و پیام پایانی را دقیق آماده کنی. اول ارائه وقتی است که استرس در اوج است؛ اگر آن چند جمله را بلد باشی، از روی پل اول رد می‌شوی و بقیه راحت‌تر می‌آید. جمله‌ی آخر هم همان چیزی است که می‌خواهی در ذهن مخاطب بماند.

ببینش: برنامه‌ی تمرین در دو هفته

هر مرحله یک کار مشخص دارد. اجرای اول فقط برای این است که ببینی ارائه‌ات اصلاً چقدر طول می‌کشد؛ معمولاً بیشتر از چیزی است که فکر می‌کردی. ضبط ویدیو با گوشی، دردناک ولی بسیار مفید است: تکیه‌کلام‌ها («اِ...»، «یعنی»، so‌های پشت‌سرهم)، پشت کردن به جمعیت و تند حرف زدن را فقط این‌طوری می‌بینی.

تمرین جلوی دیگران مهم‌ترین مرحله است. از دو سه نفر از هم‌گروهی‌ها یا هم‌کلاسی‌ها خواهش کن بیست دقیقه وقت بگذارند. بهتر است دست‌کم یکی از آن‌ها از رشته‌ی تو نباشد، چون جاهایی را که برای غیرمتخصص گنگ است، فوراً پیدا می‌کند. اگر استاد راهنما وقت داشت، حتماً جلوی او هم یک بار اجرا کن. تمرین نهایی هم بهتر است تا جای ممکن شبیه روز اصلی باشد: ایستاده، با کنترل اسلاید (پرزنتر)، و اگر شد در همان سالن.

زمان: مهم‌ترین قولی که به مخاطب می‌دهی

در کنفرانس، وقت تو وقت نفر بعدی هم هست. در خیلی از جلسه‌ها رئیس جلسه (session chair) زمان را نگه می‌دارد و اگر زیاد طول بدهی، ممکن است حرفت را قطع کند؛ درست قبل از نتیجه‌گیری.

یک قاعده‌ی سرانگشتی رایج این است که برای هر اسلاید اصلی حدود یک دقیقه در نظر بگیری. این فقط نقطه‌ی شروع است: اسلاید عنوان چند ثانیه طول می‌کشد و یک نمودار پیچیده شاید دو دقیقه. معیار واقعی، زمانی است که در تمرین بلند اندازه گرفته‌ای.

هدف بگذار که ارائه‌ات در تمرین کمی کوتاه‌تر از وقت مجاز تمام شود؛ مثلاً برای یک ارائه‌ی دوازده‌دقیقه‌ای، حدود ده تا یازده دقیقه. روز اصلی، شروع کند، یک سؤال وسط کار یا مکث‌های ناخواسته معمولاً چیزی به زمان اضافه می‌کنند.

نقطه‌های بازرسی

به جای این‌که وسط ارائه مدام به کل زمان فکر کنی، چند نقطه‌ی بازرسی بگذار. مثلاً برای یک ارائه‌ی دوازده‌دقیقه‌ای:

از قبل تصمیم بگیر کدام اسلایدها قابل حذف‌اند. اگر روز ارائه دیدی عقبی، دیگر وقت فکر کردن نیست؛ باید بدانی کدام دو اسلاید را با یک جمله رد می‌کنی. هرگز به جای حذف، تندتر حرف نزن. تند حرف زدن، مخصوصاً به زبان دوم، فهم مخاطب را بیشتر از حذف یک اسلاید خراب می‌کند.

یادداشت: کلیدواژه، نه متن

بیشتر نرم‌افزارهای ارائه، مثل پاورپوینت، یک نمای ارائه‌دهنده (Presenter View) دارند: مخاطب اسلاید را می‌بیند و تو روی صفحه‌ی خودت اسلاید بعدی، زمان سپری‌شده و یادداشت‌هایت را. این ابزار خیلی کمک می‌کند، به شرطی که درست از آن استفاده کنی.

اگر در یادداشت‌ها متن کامل بنویسی، تقریباً حتماً شروع به خواندن می‌کنی و نگاهت از جمعیت جدا می‌شود. یادداشت خوب چند کلیدواژه است، به‌اضافه‌ی چیزهایی که حفظ کردنشان سخت است: عددهای دقیق، اسم‌ها و جمله‌ی انتقال به اسلاید بعد.

این دو یادداشت را برای یک اسلاید نتایج مقایسه کن:

Weak note: "In this slide, as you can see, we compared the three groups and we found that the treated group had a much higher survival rate than the other two groups, which was statistically significant..."

Better note: "3 groups · treated: 78% vs 52% · p < 0.01 · NEXT: why? → mechanism"

عددها ساختگی‌اند و فقط برای نشان دادن شکل یادداشت‌اند.

یادداشت دوم را با یک نگاه یک‌ثانیه‌ای می‌خوانی و دوباره به جمعیت نگاه می‌کنی. «NEXT» هم یادت می‌اندازد که جمله‌ی انتقال چیست؛ همان جایی که بیشتر ارائه‌ها لنگ می‌زنند.

صدا و بدن: چیزهایی که مخاطب قبل از کلمه‌ها می‌گیرد

لازم نیست بازیگر باشی. چند عادت ساده تفاوت بزرگی می‌سازد:

• آهسته‌تر از حالت عادی. استرس معمولاً سرعت را بالا می‌برد. اگر در تمرین حس کردی کمی کُند حرف می‌زنی، احتمالاً برای مخاطب درست است.
• مکث. بعد از یک جمله‌ی مهم، دو ثانیه ساکت بمان. مکث به مخاطب فرصت فکر کردن می‌دهد و از «اِ...» خیلی حرفه‌ای‌تر است.
• صدا برای ته سالن. حتی با میکروفون، طوری حرف بزن که ردیف آخر بشنود. اگر میکروفون یقه‌ای است، سرت را زیاد به سمت پرده نچرخان.
• رو به جمعیت. اسلاید را روی صفحه‌ی لپ‌تاپ یا مانیتور جلوی خودت ببین، نه با پشت کردن به جمعیت و نگاه به پرده.
• نگاه به آدم‌ها، نه به سقف. سالن را چند بخش کن و هر جمله را به یک نفر در یکی از بخش‌ها بگو.
• اشاره‌گر لیزری کم و ثابت. فقط وقتی لازم است به جای مشخصی از نمودار اشاره کنی، و بدون چرخاندن نقطه دور تمام اسلاید.

دست‌ها را زیاد جدی نگیر؛ با یکی پرزنتر را نگه دار و دیگری را آزاد بگذار. فقط مراقب عادت‌های تکراری مثل بازی با خودکار باش.

ارائه به انگلیسی وقتی زبان اولت نیست

بیشتر کنفرانس‌های بین‌المللی پر از سخنران‌هایی است که انگلیسی زبان اولشان نیست. مخاطب انتظار لهجه‌ی بی‌نقص ندارد؛ انتظار دارد بفهمد. لهجه‌ی تو مشکل نیست، نامفهوم بودن مشکل است. این چند کار بیشترین اثر را دارد:

۱. تلفظ کلمه‌های کلیدی را چک کن

فهرست ده تا پانزده کلمه‌ای را بنویس که در ارائه زیاد تکرار می‌شوند: اسم روش، اصطلاح‌های فنی، اسم مواد یا مدل‌ها. تلفظ هر کدام را با فایل صوتی یک دیکشنری معتبر چک کن و چند بار بلند بگو. مخصوصاً به جای تکیه دقت کن، چون فارسی‌زبان‌ها اغلب تکیه را روی هجای آخر می‌گذارند. مثلاً در analysis تکیه روی هجای دوم است (a-NAL-y-sis) و در develop هم روی هجای دوم (de-VEL-op). در photograph تکیه روی هجای اول است، ولی در photography روی هجای دوم.

۲. جمله‌های کوتاه

جمله‌ی بلند فارسی با چند «که» پشت‌سرهم، در انگلیسی گفتاری به یک جمله‌ی بی‌انتها تبدیل می‌شود که هم خودت در آن گم می‌شوی و هم مخاطب. یک ایده، یک جمله. بعد نفس بکش.

۳. چند جمله‌ی راهنما آماده داشته باش

جمله‌های انتقال، اسکلت ارائه را برای مخاطب صدادار می‌کنند و به تو هم لحظه‌ای وقت فکر کردن می‌دهند. چند نمونه:

• "Let me start with the problem we wanted to solve."
• "So that was the method. Now, what did we find?"
• "The key thing to notice here is the gap between these two lines."
• "This brings me to my main message."

۴. اگر کلمه‌ای یادت رفت

اتفاقی نمی‌افتد. مکث کن و با کلمه‌های ساده‌تر توضیحش بده. معمولاً کسی متوجه نمی‌شود که کلمه‌ی «اصلی» را می‌خواستی. ولی اگر شروع کنی به عذرخواهی بابت انگلیسی‌ات، همه متوجه می‌شوند. ارائه را با «ببخشید، انگلیسی‌ام خوب نیست» شروع نکن؛ این جمله فقط توجه را از کارت به زبانت می‌برد.

استرس: نمی‌شود حذفش کرد، می‌شود با آن کار کرد

تقریباً همه، حتی استادهای باتجربه، قبل از ارائه کمی استرس دارند. تپش قلب، دست‌های سرد و دهان خشک، واکنش طبیعی بدن به موقعیتی است که برایش مهم است. هدف این نیست که استرس صفر شود؛ هدف این است که مانع حرف زدنت نشود.

• آمادگی، بهترین آرام‌بخش است. بخش بزرگی از استرس از ترس «یادم برود» می‌آید. وقتی چند بار بلند تمرین کرده‌ای، این ترس پایه‌ی واقعی کمتری دارد.
• زود برس. سالن، پروژکتور و پرزنتر را قبل از جلسه امتحان کن. فایل ارائه را هم با چند فرمت (مثلاً پاورپوینت و PDF) روی فلش و ایمیل داشته باش.
• نفس آرام. چند دقیقه قبل از ارائه، چند نفس آهسته بکش، طوری که بازدم کمی بلندتر از دم باشد. خیلی‌ها می‌گویند این کار کمکشان می‌کند.
• استرس را «هیجان» صدا بزن. بعضی پژوهش‌های روان‌شناسی نشان داده‌اند که به جای تلاش برای آرام شدن، گفتن «هیجان‌زده‌ام» به خود، برای بعضی افراد مفیدتر بوده است.
• مخاطب طرف توست. بیشتر حاضران خودشان روزی همان‌جا ایستاده‌اند و لرزش صدایت را معمولاً خیلی کمتر از آن‌چه فکر می‌کنی، متوجه می‌شوند.

اگر ترس از سخنرانی آن‌قدر شدید است که زندگی تحصیلی‌ات را مختل می‌کند، تنها نیستی. مرکز مشاوره‌ی دانشگاه جای مناسبی برای کمک گرفتن است.

یک تمرین واقعی، قدم‌به‌قدم

فرض کن مریم دانشجوی ارشد مهندسی عمران است و قرار است مقاله‌ی کنفرانسش را در دوازده دقیقه، به انگلیسی، ارائه دهد. ببینیم تمرین‌هایش چطور پیش رفت:

مریم، عددها و جزئیات این مثال ساختگی‌اند.

به نکته‌ی اصلی دقت کن: مریم ارائه‌اش را با «تندتر حرف زدن» کوتاه نکرد، بلکه با تصمیم گرفتن درباره‌ی محتوا. و هر دو ایراد مهمی که پیدا شد، فقط با تمرین جلوی آدم‌های واقعی دیده شد.

ببینش ویدیو

این سخنرانی مشهور پاتریک وینستون در MIT پر از نکته‌های عملی درباره‌ی شروع، پایان و اجرای یک ارائه است. ویدیو طولانی است؛ می‌توانی آن را در چند نوبت ببینی. اگر لازم شد، زیرنویس خودکار را روشن کن.

نگاه یک پژوهشگر باتجربه

• تمرین را در تقویم بنویس. «اگر وقت شد تمرین می‌کنم» یعنی شب قبل از ارائه. جلسه‌ی تمرین جلوی گروه را از دو هفته قبل هماهنگ کن.
• اسلاید پشتیبان داشته باش. جزئیاتی که از ارائه حذف کردی را بعد از اسلاید پایانی نگه دار. هم در زمان صرفه‌جویی می‌شود، هم در پرسش و پاسخ به کارت می‌آید.
• ساعت خودت را داشته باش. به ساعت دیواری سالن یا علامت رئیس جلسه تکیه نکن. زمان‌سنج نمای ارائه‌دهنده یا یک ساعت مچی کافی است.
• به ارائه‌ی بقیه نگاه کن، نه فقط به محتوایش. در هر کنفرانس یا جلسه‌ی گروه، یک چیز از اجرای یک سخنران خوب برای خودت یادداشت کن.

اشتباه‌های رایج

• تمرین در ذهن به جای تمرین بلند: زمان واقعی و جمله‌های لنگ را فقط تمرین بلند نشان می‌دهد.
• خواندن از روی اسلاید یا یادداشت: مخاطب سریع‌تر از تو می‌خواند و حوصله‌اش سر می‌رود.
• جبران عقب‌ماندگی با تند حرف زدن: به جایش اسلاید قابل حذف را رد کن.
• عذرخواهی بابت انگلیسی یا آمادگی: توجه را به ضعف می‌برد، نه به کار.
• آزمایش نکردن تجهیزات: فونتی که روی لپ‌تاپ سالن نیست یا ویدیویی که پخش نمی‌شود، دقیقه‌های اول را خراب می‌کند.

این مبحث کجای نقشه است؟

این مبحث چهارم درس است. در «برنامه‌ریزی ارائه: مخاطب، زمان و یک پیام» پیامت را پیدا کردی، در «ساختار ارائه‌ی ده‌دقیقه‌ای» داستان را چیدی و در «طراحی اسلاید: جمله‌ی ادعا و شواهد تصویری» اسلایدها را ساختی. این‌جا همه‌ی آن‌ها به اجرا می‌رسد. مبحث بعدی، «پرسش و پاسخ: سؤال‌های سخت و «نمی‌دانم» محترمانه»، سراغ لحظه‌ی بعد از آخرین اسلاید می‌رود. مبحث آخر هم همین مهارت‌ها را در مصاحبه‌ی دکترا، جلسه‌ی گروه و ارائه‌ی آنلاین به کار می‌برد.

تمرین

اول خودت جواب بده، بعد جواب را باز کن.

منابع

• How to give a good talk (Uri Alon, Molecular Cell, 2009)
• 15 tips for giving a good scientific talk (EMBL Course and Conference Office, 2018)
• Delivering a Presentation (CLIMB, Northwestern University)