اول بپرس کجا می‌روی
سوار تاکسی دربست که می‌شوی، راننده قبل از هر کاری می‌پرسد: «کجا تشریف می‌برید؟» بعد شاید بپرسد عجله داری یا نه. اگر بچه یا آدم مسن در ماشین باشد، آرام‌تر می‌راند. تا مقصد را نداند، حتی نمی‌داند از کدام خیابان برود.
ارائه‌ی علمی هم همین است. بیشتر ما کار را از جای اشتباه شروع می‌کنیم: پاورپوینت را باز می‌کنیم، شکل‌های مقاله یا پایان‌نامه را کپی می‌کنیم و اسلاید پشت اسلاید می‌سازیم. بعد شب قبل از ارائه می‌فهمیم چهل اسلاید داریم برای ده دقیقه.
ارائه‌ی خوب قبل از اولین اسلاید ساخته می‌شود. باید بدانی برای چه کسی حرف می‌زنی، چقدر وقت داری و آخرش می‌خواهی چه چیزی در ذهن شنونده بماند. این سه جواب، مقصد تاکسی توست.
شنونده نمی‌تواند برگردد عقب
یک تفاوت ساده بین مقاله و ارائه هست که خیلی چیزها را توضیح می‌دهد. خواننده‌ی مقاله هر وقت گیج شد، یک پاراگراف برمی‌گردد عقب، شکل را دوباره نگاه می‌کند یا یک تعریف را در اینترنت جست‌وجو می‌کند. شنونده‌ی ارائه هیچ‌کدام از این کارها را نمی‌تواند بکند.
اگر شنونده یک جمله را از دست بدهد، ممکن است بقیه‌ی ارائه را هم از دست بدهد. برای همین ارائه نباید «مقاله‌ای که بلند خوانده می‌شود» باشد. ارائه باید ساده‌تر، کوتاه‌تر و با تکرار بیشتر باشد.
هدف ارائه هم با هدف مقاله فرق دارد. مقاله باید کامل باشد تا کسی بتواند کارت را بررسی و تکرار کند. ارائه لازم نیست کامل باشد؛ کافی است شنونده ایده‌ی اصلی‌ات را بفهمد، قانع شود که مهم است و بخواهد بیشتر بداند: مقاله‌ات را بخواند، بعد از جلسه سراغت بیاید یا تو را برای دکترا جدی بگیرد.
سه سؤال قبل از باز کردن پاورپوینت
قبل از ساختن حتی یک اسلاید، جواب این سه سؤال را روی کاغذ بنویس. اگر جواب یکی را نمی‌دانی، اول آن را پیدا کن:
| سؤال | چرا مهم است | از کجا جوابش را بگیری |
|---|---|---|
| مخاطب کیست؟ | تعیین می‌کند از کجا شروع کنی و چه چیزی را لازم نیست توضیح بدهی. | برنامه‌ی کنفرانس، دعوت‌نامه، استاد راهنما، برگزارکننده |
| چقدر وقت داری؟ | تعیین می‌کند چند نتیجه را می‌توانی نشان بدهی و چه چیزی باید حذف شود. | راهنمای سخنرانان؛ بپرس وقت پرسش و پاسخ جزو آن است یا نه |
| پیام اصلی چیست؟ | همه‌ی اسلایدها باید به آن خدمت کنند؛ بقیه اضافه است. | از خودت: «اگر فقط یک جمله یادشان بماند، کدام جمله باشد؟» |
یک سؤال چهارم هم هست که جوابش معمولاً از سه سؤال اول درمی‌آید: بعد از ارائه می‌خواهی شنونده چه کاری بکند؟ در کنفرانس شاید بخواهی بیایند سراغ پوسترت یا مقاله را بخوانند. در جلسه‌ی گروه شاید از استاد بازخورد روی یک تصمیم بخواهی. در مصاحبه‌ی دکترا می‌خواهی قانع شوند که می‌توانی پژوهش مستقل انجام بدهی.
مخاطب: چه کسی در اتاق نشسته؟
مخاطب ارائه‌ی علمی را می‌شود خیلی ساده در سه گروه گذاشت. بیشتر وقت‌ها با ترکیبی از آن‌ها روبه‌رو هستی:
- متخصص‌های همان زیرشاخه: مثلاً هم‌گروهی‌هایت در جلسه‌ی هفتگی. زمینه را می‌دانند و دنبال جزئیات روش و نتیجه‌اند.
- متخصص‌های رشته، ولی نه زیرشاخه‌ی تو: بیشتر شنونده‌های کنفرانس و کمیته‌ی مصاحبه‌ی دکترا. باهوش‌اند، ولی اصطلاح‌های خاص و مسئله‌ی دقیق تو را نمی‌شناسند.
- غیرمتخصص‌ها: مثلاً ارائه برای دانشجوهای رشته‌های دیگر یا یک رویداد عمومی. باید از مسئله‌ای شروع کنی که در زندگی واقعی دیده‌اند.
یک قاعده‌ی امن: وقتی مطمئن نیستی، برای گروه دوم حرف بزن. یعنی فرض کن شنونده باهوش است ولی زمینه‌ی تو را ندارد. چند دقیقه‌ی اول را طوری بگو که همه بفهمند؛ متخصص‌ها از یک یادآوری کوتاه ناراحت نمی‌شوند، ولی غیرمتخصص‌ها از یک شروع پر از اصطلاح کاملاً جا می‌مانند.
اصطلاح‌ها و سرواژه‌ها را هم با همین نگاه چک کن. سرواژه‌ای که هر روز در آزمایشگاه می‌گویی، برای شنونده‌ی کنفرانس شاید اولین بار باشد. اگر لازمش داری، یک بار تعریفش کن؛ اگر لازمش نداری، حذفش کن.
یک سؤال مفید از استاد راهنما یا برگزارکننده: «معمولاً چه کسانی در این جلسه هستند و چند نفر؟» جواب این سؤال گاهی کل نقشه‌ات را عوض می‌کند.
زمان: ده دقیقه کمتر از آن است که فکر می‌کنی
وقت ارائه قابل مذاکره نیست. در خیلی از کنفرانس‌ها رئیس جلسه دقیقاً سر وقت تذکر می‌دهد و اگر ادامه بدهی، از وقت سخنران بعدی کم می‌کنی. تمام کردن به‌موقع نشانه‌ی احترام به بقیه است و بیشتر از آن‌چه فکر می‌کنی دیده می‌شود.
اول بپرس وقتی که به تو داده‌اند، پرسش و پاسخ را هم شامل می‌شود یا نه. مثلاً «یک جایگاه پانزده‌دقیقه‌ای» در بعضی برنامه‌ها یعنی حدود دوازده دقیقه حرف و سه دقیقه سؤال. این را از راهنمای سخنرانان یا برگزارکننده بپرس و حدس نزن.
بعد وقتت را مثل بودجه‌ی خانه تقسیم کن. این یک نمونه برای ارائه‌ی دوازده‌دقیقه‌ای است؛ عددها قانون نیستند و به رشته و موضوع بستگی دارند:
| بخش | زمان تقریبی | کارش |
|---|---|---|
| شروع و مسئله | ۲ دقیقه | چرا این مسئله مهم است و چه چیزی هنوز معلوم نیست |
| رویکرد یا روش | ۲ دقیقه | فقط آن‌قدر که نتیجه‌ها قابل‌فهم و قابل‌اعتماد شوند |
| نتایج اصلی | ۵ دقیقه | دو یا سه یافته، هر کدام با یک شکل روشن |
| جمع‌بندی و پیام | ۱ دقیقه | پیام اصلی، یک بار دیگر و صریح |
| حاشیه‌ی اطمینان | ۲ دقیقه | برای استرس، مکث، مشکل فنی یا یک سؤال وسط ارائه |
حاشیه‌ی اطمینان را جدی بگیر. ارائه در روز واقعی معمولاً از تمرین در اتاقت طولانی‌تر می‌شود. اگر در تمرین دقیقاً دوازده دقیقه شد، احتمالاً در جلسه بیشتر طول می‌کشد.
درباره‌ی تعداد اسلاید، قاعده‌ی سرانگشتی رایج «حدود یک اسلاید برای هر دقیقه» است. این قاعده فقط برای هشدار خوب است: اگر برای ده دقیقه سی اسلاید ساخته‌ای، مشکل داری. ولی معیار اصلی تعداد اسلاید نیست؛ معیار این است که در تمرین با ساعت، به‌موقع تمام کنی.
یک پیام: اگر فقط یک جمله یادشان بماند
شنونده‌ها از یک ارائه‌ی ده‌دقیقه‌ای معمولاً فقط یکی دو چیز را با خودشان می‌برند. پس بهتر است خودت انتخاب کنی آن یک چیز چه باشد، نه این‌که به شانس واگذارش کنی.
پیام اصلی باید یک جمله‌ی کامل با فعل باشد، نه یک موضوع. «بررسی اثر نانوذرات بر بتن» موضوع است؛ چیزی ادعا نمی‌کند. «افزودن مقدار کمی نانوذره، بتن را در برابر ترک مقاوم‌تر می‌کند» پیام است؛ می‌شود قبولش کرد، ردش کرد یا درباره‌اش سؤال پرسید.
| موضوع (ضعیف) | پیام (بهتر) |
|---|---|
| تحلیل مصرف انرژی ساختمان‌های اداری | نیمی از برق ساختمان‌های اداری‌ای که بررسی کردیم، بیرون از ساعت کاری مصرف می‌شود. |
| یک مدل یادگیری عمیق برای تشخیص بیماری برگ | یک مدل کوچک که روی گوشی اجرا می‌شود، بیماری برگ گوجه را تقریباً به‌خوبی مدل‌های بزرگ تشخیص می‌دهد. |
| مروری بر روش‌های اندازه‌گیری استرس | پرسش‌نامه‌های استرس و اندازه‌گیری کورتیزول در نمونه‌ی ما نتیجه‌ی یکسانی نشان ندادند. |
جمله‌های ستون «پیام» ساختگی‌اند و فقط شکل یک پیام خوب را نشان می‌دهند.
یک آزمون ساده: پیامت را برای یک فامیل که رشته‌ی تو را نخوانده در یک نفس بگو. اگر نتوانستی، یا پیام هنوز روشن نیست، یا پر از اصطلاحی است که می‌شود ساده‌ترش کرد.
پیام خوب به اندازه‌ی شواهد ادعا می‌کند. اگر نتیجه‌ات اولیه است یا نمونه‌ات کوچک است، همین را در پیام بگو: «در نمونه‌ی ما»، «در آزمایش‌های اولیه». ادعای بزرگ‌تر از داده، در پرسش و پاسخ به خودت برمی‌گردد.
ببینش: قیف ارائه
سخت‌ترین قسمت برنامه‌ریزی همین حذف کردن است. ماه‌ها روی یک آزمایش کار کرده‌ای و دلت نمی‌آید نشانش ندهی. ولی شنونده رنج تو را نمی‌بیند؛ فقط می‌بیند ارائه شلوغ و گیج‌کننده است. اگر یک بخش به پیام اصلی کمک نمی‌کند، جایش در ارائه نیست.
یک پژوهش، سه ارائه‌ی متفاوت
بیا ببینیم همین سه سؤال چطور یک پژوهش را به سه ارائه‌ی متفاوت تبدیل می‌کند. فرض کن پایان‌نامه‌ی ارشدت درباره‌ی حذف یک آلاینده از آب با یک جاذب ارزان است و باید آن را در سه جای مختلف ارائه کنی:
مخاطب: استاد و هم‌گروهی‌ها، همه متخصص. وقت: بیست دقیقه با بحث آزاد. پیام: «جاذب در pH پایین خوب کار می‌کند، ولی در آب واقعی افت دارد؛ برای قدم بعد نظرتان را می‌خواهم.» این‌جا جزئیات روش و حتی نتیجه‌های ناموفق جا دارند، چون هدف گرفتن بازخورد است.
مخاطب: مهندس‌های محیط زیست، ولی نه همه متخصص جذب. وقت: دوازده دقیقه به‌اضافه‌ی سه دقیقه سؤال. پیام: «یک جاذب ساخته‌شده از ضایعات کشاورزی، بیشتر این آلاینده را از آب آزمایشگاهی حذف می‌کند.» یک شکل از روش، دو شکل از نتیجه، بدون جدول‌های طولانی.
مخاطب: چند استاد با زمینه‌های مختلف. وقت: حدود ده دقیقه. پیام: «من یک مسئله‌ی واقعی را با یک روش ارزان حل کردم و می‌دانم قدم بعدی چیست.» این‌جا نقش خودت، تصمیم‌هایی که گرفتی و این‌که از محدودیت‌ها چه یاد گرفتی، از جزئیات عددی مهم‌تر است.
این مثال ساختگی است و زمان‌ها فقط نمونه‌اند؛ قالب جلسه‌ها و مصاحبه‌ها از جایی به جای دیگر فرق دارد و باید از خود برگزارکننده بپرسی.
ببین داده‌ها در هر سه ارائه یکی‌اند. چیزی که عوض شده، انتخاب است: از کجا شروع کنی، چه چیزی را نشان بدهی و آخرش چه چیزی بخواهی.
از برگه به اسلاید، نه برعکس
وقتی سه سؤال جواب گرفتند، هنوز وقت پاورپوینت نیست. این ترتیب را امتحان کن؛ اسلاید آخرین قدم است:
- پیامیک جمله‌ی کامل روی کاغذ
- نکته‌های پشتیباندو یا سه جمله که پیام را ثابت می‌کنند
- شواهدبرای هر نکته، یک شکل یا عدد
- طرح روی کاغذهر اسلاید یک مستطیل کوچک با یک جمله
- اسلایدتازه حالا کامپیوتر را روشن کن
طرح کاغذی سریع است و دل‌بستگی نمی‌آورد. خط زدن یک مستطیل روی کاغذ راحت‌تر از پاک کردن اسلایدی است که یک ساعت رویش وقت گذاشته‌ای. ساختار و طراحی اسلاید را در دو مبحث بعدی دقیق‌تر می‌بینیم.
ببینش ویدیو
سایمون پیتون جونز، پژوهشگر علوم کامپیوتر در مایکروسافت ریسرچ، در این سخنرانی چند راهنمای ساده‌ای را که خودش برای یک ارائه‌ی پژوهشی خوب به کار می‌برد، توضیح می‌دهد. اگر لازم شد، زیرنویس خودکار یوتیوب را روشن کن.
نگاه یک پژوهشگر باتجربه
- جزئیات فنی را از قبل بپرس. اندازه‌ی صفحه (۱۶:۹ یا ۴:۳)، این‌که لپ‌تاپ خودت را وصل می‌کنی یا فایل را تحویل می‌دهی، زبان ارائه و وجود میکروفون. این‌ها را روز ارائه کشف نکن.
- اگر می‌توانی، قبلاً یک جلسه از همان جا را ببین. یک جلسه‌ی کنفرانس یا سمینار گروه، بهتر از هر راهنمایی نشان می‌دهد شنونده‌ها چه کسانی‌اند و ارائه‌ها چه شکلی دارند.
- دو نسخه آماده کن. اگر ارائه‌ی قبلی طول بکشد و وقتت کم شود، باید بدانی کدام بخش را حذف کنی. از قبل یک «نسخه‌ی کوتاه» در ذهن داشته باش.
- پیامت را به استاد راهنما بگو، نه اسلایدها را. قبل از ساختن اسلاید، فقط پیام و سه نکته‌ی پشتیبان را با استاد چک کن. اصلاح در این مرحله ارزان است.
اشتباه‌های رایج
- شروع از اسلایدهای قبلی: کپی کردن شکل‌های مقاله یا اسلایدهای دفاع، بدون فکر کردن به مخاطب و وقت تازه.
- همه‌ی پایان‌نامه در ده دقیقه: نشان دادن همه‌ی آزمایش‌ها «تا معلوم شود چقدر کار کرده‌ام». نتیجه، ارائه‌ای شلوغ است که هیچ پیامی از آن نمی‌ماند.
- موضوع به جای پیام: اگر نمی‌توانی بگویی ارائه‌ات چه چیزی را ادعا می‌کند، شنونده هم نمی‌تواند.
- نادیده گرفتن وقت پرسش و پاسخ: پر کردن کل وقت با حرف، طوری که جایی برای سؤال نماند.
- حرف زدن برای یک نفر: ساختن ارائه فقط برای راضی کردن استاد راهنما یا متخصص‌ترین فرد اتاق، و جا گذاشتن بقیه.
چیزهایی که باید یادت بماند
- شنونده نمی‌تواند برگردد عقب؛ ارائه باید ساده‌تر و با تکرار بیشتر از مقاله باشد.
- قبل از هر اسلاید سه سؤال را جواب بده: مخاطب کیست، چقدر وقت داری، پیام اصلی چیست.
- وقتی مطمئن نیستی، برای آدم باهوشی حرف بزن که زمینه‌ی تو را ندارد.
- وقت را بودجه‌بندی کن و حاشیه‌ی اطمینان بگذار؛ به‌موقع تمام کردن احترام است.
- پیام اصلی یک جمله‌ی کامل با فعل است، به اندازه‌ی شواهدت.
این مبحث کجای نقشه است؟
این اولین مبحث درس ارائه‌ی علمی است و پایه‌ی بقیه است: تا مخاطب، زمان و پیام روشن نباشد، ساختار و اسلاید هم روشن نمی‌شود. مبحث بعدی، «ساختار ارائه‌ی ده‌دقیقه‌ای»، نشان می‌دهد این پیام را چطور در یک مسیر داستانی با شروع و پایان محکم بچینی. بعد از آن به طراحی اسلاید با جمله‌ی ادعا و شواهد تصویری می‌رسیم، و بعد اجرا و تمرین، پرسش و پاسخ، و در آخر ارائه در مصاحبه‌ی دکترا، جلسه‌ی گروه و جلسه‌های آنلاین.
تمرین
اول خودت جواب بده، بعد جواب را باز کن.
تمرین ۱. کدام‌یک پیام است و کدام موضوع؟ موضوع‌ها را به پیام تبدیل کن (می‌توانی نتیجه‌ی فرضی بسازی).
- «بررسی عوامل مؤثر بر ترک تحصیل دانشجویان ارشد»
- «ریزپلاستیک‌ها در همه‌ی نمونه‌های آب بطری‌ای که آزمایش کردیم پیدا شدند.»
- «شبیه‌سازی جریان هوا در یک اتاق عمل»
نمایش جواب
۱ و ۳ موضوع‌اند و ۲ پیام است، چون یک جمله‌ی کامل با ادعای مشخص است. نمونه‌ی تبدیل: «در نمونه‌ی ما، مشکل مالی بیشتر از نمره‌ی پایین با ترک تحصیل همراه بود.» و «جابه‌جا کردن دریچه‌ی خروج هوا، جریان هوای روی میز جراحی را یکنواخت‌تر کرد.» هر دو ساختگی‌اند؛ مهم شکل جمله است: فاعل، فعل و یک ادعای قابل‌بحث.
تمرین ۲. یک دانشجو برای ارائه‌ی ده‌دقیقه‌ای در کنفرانس، ۳۵ اسلاید ساخته که شامل همه‌ی شش آزمایش پایان‌نامه‌اش است. شنونده‌ها از رشته‌های نزدیک‌اند ولی متخصص زیرشاخه‌ی او نیستند. سه پیشنهاد مشخص به او بده.
نمایش جواب
یک: اول پیام اصلی را در یک جمله بنویسد و فقط آزمایش‌هایی را نگه دارد که مستقیم آن را پشتیبانی می‌کنند (احتمالاً دو یا سه تا). دو: چند دقیقه‌ی اول را برای مخاطب غیرمتخصص بنویسد؛ اصطلاح‌ها و سرواژه‌های زیرشاخه را تعریف یا حذف کند. سه: تعداد اسلاید را حدود ده تا دوازده برساند و با ساعت تمرین کند تا با حاشیه‌ی اطمینان تمام شود. آزمایش‌های حذف‌شده را می‌تواند در اسلایدهای پشتیبانِ بعد از اسلاید آخر نگه دارد، برای وقتی که کسی سؤال پرسید.
تمرین ۳. برای پژوهش خودت (پایان‌نامه، پروژه یا مقاله) یک برگه‌ی برنامه‌ریزی پر کن: مخاطب، وقت، پیام اصلی در یک جمله، دو یا سه نکته‌ی پشتیبان، و کاری که می‌خواهی شنونده بعد از ارائه بکند. یک بار برای جلسه‌ی گروه و یک بار برای مصاحبه‌ی دکترا.
نمایش جواب
جواب هر کس فرق دارد. برگه‌ات را با این‌ها چک کن: پیام یک جمله‌ی کامل با فعل است؟ به اندازه‌ی شواهدت ادعا می‌کند؟ نکته‌های پشتیبان واقعاً پیام را ثابت می‌کنند یا فقط «بخش‌های پایان‌نامه»اند؟ در نسخه‌ی مصاحبه، نقش خودت و قدم بعدی دیده می‌شود؟ اگر دو نسخه‌ات تقریباً یکسان شده‌اند، احتمالاً به مخاطب فکر نکرده‌ای.